CADACOM

Access Les principes de base Daniel DEVEAUX Merci à Isabelle DAUDE d’Avenir-Consult (Boulogne-Billancourt) pour son cadeau (voir Divers, s’il vous plaît)

Préambule	6

Pour réaliser vous-même les exercices, sachez que :	6

Après une action :	6

Chapitre I :	Introduction	8

Différents types d’objets	8

Tables	8

Requêtes	8

Formulaires	8

ÉTATS	9

Pages	9

Macros	9

Modules	9

Normalisation	9

Normalisation des objets	9

Normalisation des champs	9

Exemple et nécessité de normalisation des champs	10

Étude de cas	10

Analyse	11

Méthode d’analyse	11

table Clients	12

table Articles	12

table Commandes	12

table Commandes Détail	13

important	13

Clés primaires	14

Index	14

Ouvrir une base de données	15

Renommer la barre de titre	15

Création d’une table	16

Fenêtre Création de table	16

Caractéristiques d’un Champ	16

différents types de données	17

Création des champs de la table TblClients	17

Règles de validation	19

Indexer un Champ	19

Clé primaire de la table TblClients	19

Enregistrer La table	21

Masque de saisie	21

Création des autres tables	22

Table TblArticles	22

Table TblCdeDetail	22

Table TblCdeEntete	23

Relations	24

Créer les relations	24

Intégrités référentielles	26

Suppression et mise à jour avec les intégrités	26

Imprimer les relations	27

Modification de la structure d’une table	28

Ajout d’Un champ	28

Supprimer un champ	28

Copie d’une table	28

Renommer une table	29

Suppression d’une table	29

Documentation	29

Organisation de la fenêtre de base de données	30

Type d’affichage	30

propriétés d’un objet	32

Ordre d’affichage	32

Les groupes.	32

Compactage	33

Saisir dans une table	33

Ouvrir une table et principes de saisie	33

Barre de navigation ou Boutons de déplacement	34

Saisie dans la table	34

Saisie des fiches client	35

CorREction automatique	35

Zoom	36

Mettre en forme la feuille de données	36

Sous-Feuille de données	36

Supprimer un client	37

Tris	38

Filtres	38

Figer les colonnes	38

LIBéRER LES COLONNES	39

Intervertir des colonnes	39

Saisie de TblArticles	39

Saisie de TblCdeEntete	40

Saisie de TblCdeDetail	41

Requêtes sélection	42

Création d’Une REQUÊTE	42

Organiser votre espace de travail	43

Sélection des champs	43

Mode création et mode feuille de données	44

Ajouter un champ à une REQUÊTE	45

Supprimer un champ d’UNE REQUÊTE	45

Tris	45

Critères	46

Conseils pour nommer les requêtes	47

Exemples de requêtes simples	47

Critère : Entre… Et…	48

Critère : Valeur exacte	48

Critère : Comme...	48

Critère : …Ou...	49

Critère : Différent de…	49

Requêtes multicritères	49

Requêtes paramétrées	50

Utiliser la requête	51

Requêtes courantes	51

Clients de type 1	51

Clients de type 1 ayant un CA > 50 000	51

Clients de type 1 ayant un CA > 50 000 ou de type 2	52

Clients qui ont commandé l’ARTICLE 1	52

Clients qui ont pris les articles 1 et 2	54

Article n’ayant jamais été commandé	55

Transformer la jointure en flèche	55

Article le plus en stock	57

Article le plus vendu en QUANTITÉ	58

Chiffre d'AFFAIRES total des clients	60

Chiffre d'affaires pour les clients de type 1 et 2	60

Clients n’ayant pas pris de l’article 3	61

Chiffre d'affaires par département	63

Part de marché par client	64

Nombre de livraisons restantes	65

Requête d’analyse croisée	66

Requête action	67

Requête de mise à jour	67

Requête création de table	68

Requêtes Suppression	69

NOTES PERSONNELLES	70

Créer un formulaire	70

Formulaires instantanés : Colonnes	71

se déplacer dans un formulaire	72

Afficher les autres fiches du formulaire	72

Création d’un client	72

Supprimer un client	73

Mise en forme du formulaire	73

Fermer un formulaire	75

Assistant formulaire	77

Déplacer des champs	80

Saisie des commandes	81

Assistant formulaire multitable	81

Réorganiser le formulaire	83

Modifier le sous-formulaire	84

liste déroulante pour les CLients	86

Liste déroulante pour les Articles	87

Saisie d’une commande	88

Afficher les montants par article	89

Obtenir le total de la commande	90

Graphiques	91

ASSISTANT graphique	94

Mise en forme du graphique	96

Supprimer la légende	96

Changer la police	96

Sortir de la modification du graphique	97

Créer un état	98

Instantané en tableau	99

Instantané en colonnes	100

Personnaliser un état instantané	101

ÉTAT en mode création	101

Utilité des sections dans les états	102

Déplacer les champs de la section détail vers l’En-tête	102

Suppression des champs	103

Déplacement des champs	104

Ajuster la taille des sections	104

Mettre en forme des champs	105

Certains champs n’APPARAISSENT pas entièrement	106

Modifier le contenu d’une étiquette	107

Modifier la longueur d’un trait séparateur	107

Saut de page	107

Création de l’état client par ville	108

Ajouter des Cadres ou bordures	112

Opérations d’analyse dans les états	113

Calculs possibles	113

Finaliser l'État	114

Index	115

Divers	118

Préambule

Quelques secondes pour lire cet avant-propos.

Il vous éclairera sur la démarche de ce support...

Issu de l’expérience de formateurs sur ACCESS conscients des problèmes que vous pourrez rencontrer, ce support vous apporte une bonne connaissance des fonctions de base du logiciel.

Les chapitres sont relativement indépendants et constituent des exercices pratiques structurés autour de modèles concrets que vous construisez progressivement. Cependant, n’oubliez pas que toute notion apprise dans un chapitre précédent est supposée acquise pour les chapitres suivants.

Pour réaliser vous-même les exercices, sachez que :

Les actions que vous faites sont précédées du symbole ou .

Les commandes que vous utilisez sont en gras, dans la police Futura.

Les données à taper sont dans la police Letter-Gothic.

Quand nous écrivons « cliquez », il s’agit d’utiliser le bouton gauche de la souris. Quand vous devez utiliser le bouton droit, nous écrivons « cliquez avec le bouton droit ».

Après une action :

ou REMARQUE Ces remarques étendent le champ d’application de l’action que vous venez de réaliser.
ou IMPORTANT Ce sont des remarques plus importantes que les précédentes et qui touchent généralement un principe fondamental de l’action réalisée.
ou ATTENTION Ces notes mettent l’accent sur les dangers issus d’une mauvaise manipulation de l’action décrite.

Une table des matières au début du document et un index par mots-clés à la fin du document vous permettent de trouver rapidement la fonction ou l’élément recherché.

Les exercices sont disponibles sur Internet sur le site :

Lors de l’installation de Access, il se peut que tous les composants n’aient pas été installés. Leur installation peut alors vous être proposée au cours de votre travail. Nous vous conseillons donc d’avoir le CD-Rom à portée de main.

Surtout, gardez toujours en mémoire que vous êtes le curseur !...

Introduction

Différents types d’objets

Si Tables, Requêtes, Formulaires et États n’apparaissent pas, cliquez Objets.

Tables

Une table contient toutes les informations concernant un sujet et un seul, la difficulté étant de ne pas mélanger plusieurs sujets dans une même table.

Ne mettez pas, par exemple, un nom d’article dans la table clients ou un nom de client dans la table articles.

Exemples de tables : TblClients, TblArticles, TblFactureEntete, TblFactureDétail.

Chaque type d’information contenu dans la table représente un champ, par exemple : Code, Nom, Prix, etc.

Tous les champs concernant un client ou un article constituent un enregistrement.

Requêtes

Une requête sert à exploiter les informations contenues dans les tables.

Vous pourrez, grâce aux requêtes, poser des questions à la base de données ; par exemple : connaître les clients qui ont commandé le produit 602, ceux qui n’en ont pas pris, les meilleurs clients, les adhérents d’une bibliothèque qui n’ont pas encore rapporté un livre, etc.

Vous pourrez aussi faire des modifications, comme la suppression, la mise à jour, etc.

Formulaires

Ils permettent d’afficher, modifier, ajouter des enregistrements aux tables.

Un formulaire peut être, soit fondé sur une table, dans ce cas tous les enregistrements de la table sont visibles et modifiables, soit fondé sur une requête qui filtre les enregistrements pouvant être vus et modifiés.

ÉTATS

Vous pourrez imprimer les informations contenues dans une table ou issues d’une requête : état de tous les clients (fondé sur la table TblClients) ou état de tous les clients de Paris (fondé sur la requête RqtClientsPourUneVille).

Pages

Permettent de créer des pages Internet, à partir de requêtes ou de tables.

Macros

Permettent d’automatiser certains traitements.

Modules

Permettent de programmer en Visual Basic.

Normalisation

Chacun des objets créés dans la base doit être nommé en respectant une normalisation.

Avant de créer une base de données, il est primordial d’établir cette normalisation. Elle permet de se repérer dans la base, de retrouver plus facilement les objets et de savoir immédiatement s'il s’agit d’une table, d’un champ, d’un formulaire, etc.

La pire des normalisations serait de ne pas en avoir.

Normalisation des objets

Objet	Préfixe	Nom final de l’objet
TABLES	Tbl	TblClients, TblArticles
REQUÊTES	Rqt	RqtClientsPourUneVille, RqtClientDuSud, RqtClientARelancer
FORMULAIRES	Frm	FrmClients, FrmArticles
ÉTATS	Rpt	RptClients, RptArticles

Normalisation des champs

Dans notre normalisation, les noms de champs commencent par « C_ ».

À chaque table, on associe un code identifiant les champs, par exemple :

Tables	Indicatifs
TblClients	AA
TblArticles	AB
TblCdeEntete	AC

On peut aussi choisir un mnémonique, par exemple :

Tables	Indicatifs
TblClients	Cli
TblArticles	Art
TblCdeEntete	CdeE

Ce code est alors repris au début de chaque nom de champ, permettant ainsi d’identifier la table d’origine au premier regard.

Exemple et nécessité de normalisation des champs

Prenons l’exemple du champ prix unitaire abrégé par PrixUnit. Ce champ peut être présent dans deux tables : TblArticles et TblCdeDetail.

De quelle table provient le champ C_Art_PrixUnit ?

La réponse est simple, c’est TblArticles.

Si nous avions nommé le champ PrixUnit, nous n’aurions plus la notion de sa table de provenance. Un doute subsisterait entre la table TblArticles et la table TblCdeDetail.

Plus on avance dans Access, plus cette normalisation devient utile.

Quelle que soit la méthode utilisée, un nom doit répondre à ces critères :

Ne comporter que des lettres et chiffres (pas de signe de ponctuation).

Utiliser le souligné « _ » pour remplacer l’espace.

Les noms sont écrits en minuscules et commencent par une majuscule.

Par exemple :

Correct : TblCdeEntete

Incorrect : cde ENTETE

Évitez absolument tout caractère de ponctuation ou symbole mathématique du style +, -, /, * etc.

Étude de cas

Tout au long de ce livre, nous allons informatiser la société Brico. Cette société a des clients à qui elle veut vendre des articles.

Les articles vendus sont des pelles, des pioches, des rosiers, des tulipes, des vis, des rondelles, etc.

Ces articles sont de types différents : jardinerie, fleuristerie, visserie.

Les clients peuvent également être de types différents : grossiste, détaillant, succursaliste, franchisé.

L’objectif de la société est que les clients passent des commandes.

Cette société dispose de plusieurs services : dépôt, commande client, comptabilité, etc.

Analyse

Il faut déterminer les champs nécessaires afin de pouvoir, par la suite, stocker toutes les informations désignant un sujet.

Pour chaque champ, il faut déterminer le type de données qui sera stocké. Un type de donnée peut être du Texte (pour les noms), Numérique (pour les codes), Date, etc.

Un schéma de circulation de l’information peut aider à savoir quelles données viennent de quel service et qui va en avoir besoin. Il peut s’avérer que certaines données ne soient nécessaires à personne.

Les clients Envoi des commandes par : tél, fax, e-mail Le service Commande les saisit, les imprime Les fournisseurs Envoi des commandes par : tél, fax, e-mail Livraison des fournisseurs Mise en stock des articles Le dépôt prépare la commande Expédition des commandes Diminution des stocks Facturation Tous les mois envoi des factures Le service achats commande les produits aux fournisseurs Exemple de schéma :

Méthode d’analyse

1re méthode

Partir des entrées (la saisie) pour déterminer les sorties (les documents imprimés).

2e méthode

Partir des sorties pour déterminer les entrées.

Ce qui va déterminer la méthode, ce sont les informations que vous connaissez au départ.

Dans notre cas, nous sommes partis des entrées, car nous avions les informations sur les clients et les articles.

table Clients

Sujet	Nom de la table	Normalisation des champs
Clients	TblClients	indicatif : Cli
CodeClient	Numérique
Societe	Texte
TypeClient	Numérique
NomContact	Texte
PrenomContact	Texte
Adresse	Texte
Code postal	Texte
Ville	Texte
Tel	Texte

table Articles

Articles	Tbl Articles	indicatif : Art
CodeClient	Numérique
Societe	Texte
TypeClient	Numérique
NomContact	Texte
PrenomContact	Texte
Adresse	Texte
Code postal	Texte
Ville	Texte
Tel	Texte

table Commandes

En-tête des commandes	Tbl CdeEntete	indicatif : CdeE
NumCde	Numérique
DateSaisie	Date
DateLivrPrevue	Date
CodeClient	Numérique
Commentaire	Texte

table Commandes Détail

Détail des commandes	Tbl CdeDétail	indicatif : CdeD
NumCde	Numérique
LigneDeCde	Numérique
CodeArticle	Numérique
Qte	Numérique
PrixUnit	Texte

important

Mettre les informations concernant l’en-tête de commande et le détail de commande dans la même table serait une erreur.

En effet, pour 1 client, 1 date, 1 numéro de commande, nous pouvons avoir 15 lignes de commande. Nous avons donc une relation entre mon en-tête et mon détail de un à plusieurs.

En revanche, dans TblClients, j’ai un contact et un seul, donc une table suffit.

Mais, si j’avais eu plusieurs contacts, il aurait été faux de faire Contact1, Contact2, Contact3. Dans ce cas, il aurait fallu une table TblClientsContact ; et pour un client, j’aurais eu la possibilité d’avoir plusieurs contacts. Pas seulement 3 mais une infinité.

Chaque table doit contenir une clé primaire.

Un champ ne doit pas pouvoir être décomposé en éléments plus simples. Dans ce cas, il faudrait créer plusieurs champs. Par exemple, un numéro de dossier : 9505JP125.

Ce champ est composé de :

L'année	2 caractères
Le mois	2 caractères
Les initiales du créateur du dossier	2 caractères
Un numéro d'ordre	3 caractères

Il aurait donc fallu quatre champs.

Les exceptions à cette règle peuvent être les numéros de Sécurité sociale qui, souvent, sont stockés dans un seul champ.

Mais, si vous êtes la Sécurité sociale, vous devez avoir autant de champs que de nombre d'éléments composant le code.

Clés primaires

La clé primaire permet à la base de données de trouver et traiter très rapidement les informations stockées dans les tables, et permet d’identifier de manière unique chaque enregistrement.

Cette clé primaire évite les problèmes de redondance. De cette manière, chaque enregistrement possède un identifiant unique permettant de savoir sur quel enregistrement les traitements s’effectuent.

Par exemple, les numéros de Sécurité sociale, plaque d'immatriculation, numéro de facture, code client peuvent servir de clé primaire. On ne peut pas avoir deux fois le même numéro.

Même si ce code n’existe pas avant la création de la base, par exemple, pour le fichier client qui est sur papier ou sur Excel, il faut le créer dans Access.

Une clé primaire ne doit pas (sauf exception) être un libellé ou un mnémonique, mais un code numérique.

Exemple de mauvaise clé : NomClient, Ville.

En effet, dans nos clients, nous pouvons avoir deux personnes portant le même nom. De la même manière, le champ Ville ne peut pas être clé primaire car dans ce cas, il serait impossible d’avoir deux clients dans la même ville.

Un ou plusieurs champs peuvent constituer la clé primaire d’une table. Par exemple, pour la table TblCdeDetail, le numéro de commande seul ne peut constituer la clé primaire car, dans la commande numéro 100, il y a plusieurs lignes de commandes :

NumCde	Lig	Article
100	1	601
100	2	605
…
100	15	708

Le numéro 100 est présent plus d’une fois, donc il ne peut pas être une clé primaire.

Si, en revanche, on associe le numéro de commande et de la ligne de commande, ces deux champs constituent une clé unique, je ne peux pas avoir 2 lignes 5 dans la commande 100.

Index

Mettre un index sur un champ permet d’accélérer le traitement des requêtes et d’accélérer les recherches sur ce champ.

Si vous faites souvent des recherches ou des statistiques sur le champ TypeClient, vous aurez peut-être intérêt à indexer ce champ.

Il ne faut pas indexer tous les champs car cela alourdirait votre base de la même manière que si l'index de ce livre reprenait tous les mots du livre.

L'index de ce support ne reprend que les mots les plus importants et significatifs.

Ouvrir une base de données

Si la base Brico n’est pas à l’écran :

Au besoin, démarrez Access.

Si le volet Office est ouvert, cliquez Brico.mdb.

ou

Si le volet Office n’est pas ouvert, cliquez Fichier Ouvrir puis double-cliquez Brico.mdb.

Pour un meilleur confort de travail et avoir le maximum de place sur l’écran, vous allez, si besoin, fermer le volet Office :

Cliquez de la barre de titre .

La fenêtre Base de données permet de créer, d’accéder ou de modifier les différents objets contenus dans la base.

Les principaux objets d’une base de données sont : les tables, les requêtes, les formulaires et les états.

Renommer la barre de titre

La barre de titre indique Microsoft Access. Il serait préférable que la barre indique le nom de l’application sur laquelle vous allez travailler.

Cliquez le menu Outils puis Démarrage…

Dans la zone Titre de l’application, tapez Brico.

Cliquez OK.

La barre de titre affiche Brico.

Création d’une table

La première table que nous allons créer est la table TblClients.

Cliquez puis le bouton .

Cliquez Mode création.

Cliquez OK.

Fenêtre Création de table

Caractéristiques d’un Champ

: le nom du champ n’est pas une légende, c’est un nom informatique normalisé du type C_Cli_CodeClient, C_Art_Libelle.

: permet de classer ce champ parmi plusieurs types possibles, les plus couramment utilisés sont : Numérique, Texte, Date/Heure.

: zone de commentaires qui permet d’annoter le nom des champs et leur fonction.

Le texte saisi apparaîtra dans la barre d’état quand vous serez en train de saisir les informations dans la table. Ceci peut constituer une aide précieuse pour la personne chargée de la saisie.

: permet d’indiquer la taille du champ et de lui associer certaines règles de validation.

différents types de données

Type	Description
Texte	Chaîne de caractères alphanumériques, contenant de 0 à 255 caractères, par exemple pour des noms, des codes postaux, des villes, etc.

Mémo	Chaîne de caractères alphanumériques contenant jusqu'à 65 535 caractères, par exemple pour les fiches descriptives d’un produit.
Numérique	Nombre entier ou décimal pouvant être ensuite formaté. Le type Numérique est utilisé pour des quantités, etc.
Date/Heure	Pouvant contenir une date et/ou une heure.
Monétaire	Type Numérique, arrondi à deux décimales, et comportant le sigle monétaire du PC (€, $ ou F).
Numérotation automatique	Numéro incrémenté de un en un, servant le plus souvent de clé primaire (forcément un entier long).
Oui/Non	Valeur booléenne pouvant prendre deux valeurs : oui/non ou vrai/faux.
Objet OLE	Objet de type feuille de calcul Excel, image, etc.
Lien hypertexte	Chaîne de caractères contenant un texte visible et une adresse (URL).
Assistant Liste de choix	Permet d’afficher tous les choix disponibles dans une liste déroulante.

Création des champs de la table TblClients

Dans la zone Nom du champ, tapez C_Cli_CodeClient.

Dans la zone Type de données, choisissez NuméroAuto.

Le type NuméroAuto ne doit pas être utilisé si vous connaissez déjà le code client. En effet, en utilisant ce type, vos codes clients seront forcément numérotés à partir de 1. Vous perdez ainsi la possibilité d’imposer votre numérotation ou même d’importer des clients déjà existants. Si vous désirez rester maître de votre numérotation, choisissez Entier ou Entier long.

Dans la zone Description, tapez Code Client.

Vous allez remplir les rubriques contenues dans Propriétés du champ :

Dans la zone Légende, tapez Code Client.

La légende est ce que l’utilisateur de la base verra, C_Cli_CodeClient, qui est un nom informatique, n’apparaîtra pas.

Pour le champ suivant, tapez C_Cli_Societe, type Texte.

Tapez la description et les propriétés suivantes :

Le nom de la société est obligatoire. Parce qu’aucun nom ne dépasse 60 caractères.

Créez les champs de la table TblClients selon la même méthode que précédemment avec les données de la page suivante.

Les descriptions à saisir peuvent être simplement un rappel de la légende ou une brève description de ce que va contenir le champ. N’hésitez pas à saisir des exemples que nous ne pouvons entièrement signaler ici.

Nom du champ	Type de données	Taille du champ	Légende
C_Cli_TypeClient	Numérique	Octet	Type Client
C_Cli_NomContact	Texte	50	Nom Contact
C_Cli_PrenomContact	Texte	50	Prénom Contact
C_Cli_Adresse	Texte	150	Adresse
C_Cli_CP	Texte	6	CP
C_Cli_Ville	Texte	50	Ville
C_Cli_Tel	Texte	20	Tel

Pour le champ C_Cli_TypeClient, saisissez la description Type Client exemple : 1 pour les grossistes, 2 pour les détaillants, 3 pour les franchisés.

Règles de validation

Un type client doit être compris entre 1 et 10. Dans la zone Propriétés du champ, deux zones sont à remplir :

Cliquez le champ C_Cli_TypeClient.

Dans la zone Valide si, tapez Entre 1 Et 10.

Dans la zone Message si erreur, tapez Veuillez saisir un nombre entre 1 et 10.

Indexer un Champ

Pour accélérer les recherches sur C_Cli_TypeClient, mettez un index avec doublon :

Un index sans doublon serait une erreur car nous n’aurions plus la possibilité d’avoir deux clients du même type.

Paramètres des champs indexés :

Paramètre	Description
Non	Valeur par défaut. Pas d'index.
Oui - Avec doublons	L'index autorise les doublons.
Oui - Sans doublons	L'index n'autorise pas les doublons.

Clé primaire de la table TblClients

Le seul champ qui soit réellement unique dans cette table, sans risque de doublons, est le Code Client. Il va donc être notre clé primaire.

Cliquez la case grise à gauche de C_Cli_CodeClient.

Cette case est appelée sélecteur.

Cliquez Clé primaire .

Sélecteur

Si vous souhaitez créer des index multichamps, c’est-à-dire constitués de plusieurs champs, cliquez Index .

Dans cet exemple, un nouvel index nommé IndTypeCliNom va être créé. Il est constitué du champ C_Cli_TypeClient (tri décroissant) et du champ C_Cli_CP (tri croissant). Cet index n’est pas une clé primaire et n’est pas non plus unique.

Pour supprimer un index : sélectionnez tous ses champs avec le sélecteur et tapez sur , puis fermez la fenêtre.

Les index multichamps ne sont en général utilisés que dans les modules, c'est-à-dire pour la programmation.

Si vous nommez les champs sans utiliser la normalisation, par exemple Code type, Access crée automatiquement un index non unique dont vous n’aurez pas forcément besoin, mais qui va alourdir votre base.

Vous ne pouvez pas indexer des champs de type Mémo, Lien hypertexte ou Objet OLE.

Une clé primaire est automatiquement indexée sans doublon.

Le nombre d’index maximum est de 32.

Enregistrer La table

Cliquez Enregistrer . Dans la zone Nom de la table, tapez TblClients. Cliquez OK.

Les noms des objets sont limités à 64 caractères. Ils doivent respecter une normalisation. Ils ne doivent pas contenir d'espaces et doivent commencer par un préfixe (Tbl ou tbl).

Masque de saisie

Permet d’empêcher de saisir certains types de caractères. Par exemple, nous avons mis le code postal en Texte mais les seuls caractères autorisés sont des chiffres et il doit y en avoir cinq.

Cliquez le champ C_Cli_CP, puis cliquez la zone Masque de saisie.

1re méthode

Tapez 00000.

2e méthode

Vous pouvez également utiliser l’Assistant Masque de saisie. Pour cela :

Cliquez à droite de la zone Masque de saisie.

Cliquez Code Postal (France).

Cliquez .

Cliquez Fichier Fermer puis Oui pour enregistrer les modifications.

Création des autres tables

Table TblArticles

Cliquez puis et Mode Création OK.

Nom du champ	Type de données	Taille du champ	Légende
C_Art_CodeArticle	NuméroAuto	Entier long	Code Article
C_Art_Libelle	Texte	50	Libellé
C_Art_StockPhy	Numérique	Entier long	Stock Physique
C_Art_PrixUnit	Monétaire	Prix Unitaire
C_Art_TypeArticle	Texte	3	Type Article

Cliquez le sélecteur à gauche de C_Art_CodeArticle.

Cliquez Clé primaire .

Du fait que les types articles sont toujours les mêmes, nous avons la possibilité de limiter les saisies à ces types.

Cliquez le champ C_Art_TypeArticle.

Dans la zone Valide si, tapez in(J;V;F). i

Dans la zone Message si erreur, tapez Uniquement J, V ou F.

Cliquez Enregistrer et nommez la table TblArticles.

Cliquez Fichier Fermer.

Table TblCdeDetail

Cliquez puis et Mode Création OK.

Nom du champ	Type de données	Taille du champ	Légende
C_CdeD_NumCde	Numérique	Entier long	Num Cde
C_CdeD_LigneDeCde	NuméroAuto	Entier long	Ligne
C_CdeD_CodeArticle	Numérique	Entier long	Code Article
C_CdeD_Qte	Numérique	Entier long	Qte
C_CdeD_PrixUnit	Monétaire	PU

La clé primaire est C_CdeD_NumCde et C_CdeD_LigneDeCde. Pour la définir :

Sélectionnez les deux champs grâce aux sélecteurs.

Cliquez Clé primaire .

Cliquez Enregistrer et nommez la table TblCdeDetail.

Cliquez Fichier Fermer.

Table TblCdeEntete

Cliquez puis et Mode Création OK.

Nom du champ	Type de données	Taille du champ	Légende
C_CdeRptNumCde	NuméroAuto	Entier long	Num Cde
C_CdeRptDateSaisie	Date/Heure	Date Saisie

C_CdeRptDateLivrPrevue	Date/Heure	Date Livraison prévue
C_CdeRptCodeClient	Numérique	Entier long	Code Client
C_CdeRptCommentaire	Texte	255	Commentaire

La date de saisie de la commande, C_CdeD_DateSaisie, est normalement celle du jour :

Cliquez le champ C_CdeD_DateSaisie.

Dans la zone Valeur par défaut, tapez =Date().

La date de livraison, C_CdeD_DateLivrPrevue, est la date du jour + 5 jours.

Cliquez le champ C_CdeD_DateLivrPrevue.

Dans la zone Valeur par défaut, tapez =Date()+5.

Les types Monétaire, Date/Heure et NuméroAuto n’ont pas de taille de champ spécifique.

La clé primaire est C_CdeRptNumCde :

Sélectionnez la ligne C_CdeRptNumCde grâce au sélecteur.

Cliquez Clé primaire .

Cliquez Enregistrer et nommez la table TblCdeEntete.

Cliquez Fichier Fermer.

Relations

Il faut mettre en relation les tables créées les unes avec les autres.

Ces relations vont faire de cette base une base de données relationnelle.

Elles vont également permettre à certains assistants Access de mieux fonctionner, par exemple les assistants États et Formulaires.

Ces relations vont indiquer comment ces différentes tables sont liées entre elles.

Il ne devrait pas y avoir de table non reliée.

Créer les relations

Cliquez Relations .

ou

Cliquez le menu Outils Relations…

Dans la fenêtre Afficher la table, sélectionnez chaque table de l’onglet Tables et cliquez Ajouter.

Terminez en cliquant Fermer.

Les tables apparaissent dans l’ordre dans lequel elles sont sélectionnées.

Si vous avez mis une table de trop, vous pouvez l’enlever en cliquant dessus puis en tapant sur .

Si vous avez oublié une table, vous pouvez la rajouter en cliquant Afficher la table .

Vous pouvez les déplacer grâce à leur barre de titre et les redimensionner de manière à voir tous les noms des champs.

Positionnez et redimensionnez les tables comme ci-après.

Ce positionnement donne l’ordre dans lequel il faut saisir les tables.

En effet, avant de saisir le détail de la commande, il faut au moins un en-tête de commande et un article.

Pour saisir un en-tête de commande, il faut impérativement avoir créé le client.

Une fois les tables bien positionnées, il faut les mettre en relation. Pour cela, on cherche des points communs logiques : entre TblClients et TblCdeEntete, le point commun est le Code Client.

Pour joindre ces deux champs :

Cliquez le champ C_Cli_CodeClient (table TblClients), maintenez le bouton de la souris enfoncé et emmenez-le sur le champ C_CdeRptCodeClient (table TblCdeEntete).

La boîte Modification des relations apparaît :

La zone Type de relation indique Un-à-plusieurs, ce qui est normal car un client peut passer plusieurs commandes.

La relation Un-à-plusieurs est la plus utilisée.

Beaucoup plus rarement, il peut y avoir des relations de Un-à-un. Si ce type de relation était apparu, cela signifierait qu’un client ne peut passer qu’une seule commande avec impossibilité d’en passer une deuxième. Pour la société Brico, cela poserait un problème.

Si la relation avait été Non définie, cela peut signifier que vous avez mis en relation des champs qui ne représentent pas la même donnée. Par exemple : TypeClient avec DateLivrPrevue. Dans ce cas, il faut annuler et prendre les bons champs.

Cliquez Appliquer l’intégrité référentielle.

Cliquez .

S’il n’y a pas de message d’erreur, les symboles et apparaissent. Cela signifie qu’un client peut passer une infinité de commandes.

Si vous vous êtes trompé de champ et que vous voulez supprimer la relation, cliquez sur le trait et tapez .

Intégrités référentielles

Tout d’abord, l’intégrité référentielle ne peut se faire que si les champs joints sont de même type. On ne peut pas relier un Monétaire avec un Texte ou même un Entier avec un Octet. Dans ces deux cas, Access envoie un message d’erreur.

Ensuite, le champ du coté doit être une clé primaire ou un index unique (sans doublon), sinon Access renvoie un message d’erreur :

Ces intégrités sont essentielles. Elles permettent de s’assurer qu’un champ présent dans plusieurs tables est toujours du même type.

Suppression et mise à jour avec les intégrités

Les intégrités vérifient automatiquement, lors de la création d’une commande pour un client, que ce client existe dans la table Clients. Elles rendent impossible la suppression d'un client si celui-ci a déjà commandé.

Lors de la création des relations, vous pouvez modifier ces intégrités :

Si vous cochez l’option Effacer en cascade les enregistrements correspondants, la suppression d’un client entraînera la suppression de toutes ses commandes.

L’option Mettre à jour en cascade les enregistrements correspondants permet, lors du changement d’un code client dans la table TblClients, que les changements soient effectués automatiquement dans TblCdeEntete.

Exemple :

La société Brico a un nouveau client. Un code client temporaire lui est attribué. Ce client passe plusieurs commandes. Un mois plus tard, son code client définitif lui est attribué.

Si vous n’avez pas coché Mettre à jour en cascade…, vous ne pourrez pas changer son code car il y aura des enregistrements connexes, liés à ce code, dans la table commande en-tête.

Si la case a été cochée, le changement sera répercuté automatiquement.

Cet exemple tendrait à prouver qu’il est intéressant de cocher ces options. Or, il n’en est rien. Au contraire, ces 2 options ne devraient être cochées qu’exceptionnellement car, en cas d’erreur de saisie ou de suppression intempestive, ces modifications se retrouvent dans toutes les tables liées.

Terminez les mises en relation de manière à obtenir :

Si possible, évitez les croisements et ayez les toujours à gauche de la relation et les à droite. Cela simplifie la lecture du schéma.

Imprimer les relations

Cliquez Fichier Imprimer les relations…

Un état est automatiquement créé, vous pouvez l'imprimer.

Cliquez Imprimer .

Cliquez Fermer dans la fenêtre Relations pour Brico puis Non pour ne pas l’enregistrer.

Il ne faut pas enregistrer cet état car les relations pourraient changer et, cet état n'étant pas dynamique, il ne refléterait pas les dernières modifications. En revanche, vous allez enregistrer les relations :

Cliquez Enregistrer .

Cliquez Fermer dans la fenêtre Relations.

Modification de la structure d’une table

Ajout d’Un champ

Dans la table TblClients, nous avons oublié le champ Chiffre d’affaires.

Pour le rajouter à partir de la fenêtre Base de données :

Cliquez la table TblClients puis cliquez le bouton .

Cliquez sur la première ligne vide (après C_Cli_Tel). Saisissez les informations concernant le champ CA comme ci-contre.

Ajoutez également un champ Délai de paiement avec les données suivantes : C_Cli_Delai, Numérique, Octet.

Cliquez Enregistrer puis Fermer .

Supprimer un champ

Cliquez la table TblClients puis cliquez le bouton .

Cliquez le sélecteur de C_Cli_Delai et tapez .

Supprimer un champ entraîne la suppression de toutes les informations contenues dans ce champ.

Cliquez Enregistrer puis Fermer .

Vous ne pouvez pas modifier un champ clé primaire car il est impliqué dans certaines relations. Il faudrait d’abord supprimer les relations, modifier tous les champs de la base représentant cette valeur puis recréer les relations.

Copie d’une table

Pour faire une copie de la table TblArticles :

Cliquez la table TblArticles si elle n’est pas déjà sélectionnée.

Tapez .

Tapez .

Dans la zone Nom de la table, tapez TblArticles_2.

Au besoin, cliquez Structure et données pour copier l’ensemble de la table.

Cliquez OK.

Renommer une table

Cliquez le bouton droit sur la table TblArticles_2.

Cliquez Renommer.

Tapez TblArticles_Copie puis .

Il faut éviter de renommer des objets car cela peut rendre votre base, en fin de projet, inopérante.

Suppression d’une table

Cliquez la table TblArticles_Copie si elle n’est pas déjà sélectionnée.

Tapez .

Cliquez Oui pour confirmer la suppression.

La table est supprimée.

Si vous avez supprimé la mauvaise table, vous pouvez annuler la dernière opération en tapant .

Documentation

Vous pouvez imprimer la description de tous les objets que vous avez créés.

Cliquez Outils Analyse Documentation.

La liste des objets existant apparaît.

Cliquez les cases TblClients et TblArticles afin de les cocher.

Cliquez Options…

Cochez les options que vous désirez imprimer.

Cliquez OK.

Cliquez OK pour valider la fenêtre Documentation.

Cliquez Imprimer .

Cliquez Fermer dans la fenêtre Définition de l’objet.

Organisation de la fenêtre de base de données

La fenêtre de la base de données regroupe les objets par type : tables, requêtes, formulaires, etc.

Type d’affichage

Vous avez la possibilité de modifier l’affichage des informations concernant un objet.

Dans le mode ci-dessus, nous ne voyons que les noms des tables, aucune information sur l’objet : c’est le mode Liste.

Cliquez Grandes icônes .

Cliquez Petites icônes .

Cliquez Détails .

Ce mode permet de voir le type de l’objet, la date de création, celle de la dernière modification, mais surtout la description.

On peut, suivant les besoins, personnaliser la taille des colonnes contenant les informations :

Placez le pointeur entre deux colonnes, il prend la forme .

Cliquez et faites glisser la souris vers la droite ou la gauche.

propriétés d’un objet

Cliquez le bouton droit sur TblClients puis cliquez Propriétés.

ou

Cliquez TblClients puis tapez .

Dans la zone Description, tapez : Table des clients en relation avec la table des en-têtes de commandes TblCdeEntete.

La zone Description permet de mettre des remarques, les liaisons, etc. de l’objet décrit.

Cliquez OK.

Vous pouvez saisir des descriptions sur tous les objets de votre base de données.

Ordre d’affichage

Par défaut, Access trie la liste des objets par ordre alphabétique sur les noms.

Pour modifier cet ordre :

Cliquez sur l’en-tête de la colonne sur laquelle vous voulez faire le tri.

Un clic sur l’en-tête trie par ordre croissant, un second clic trie par ordre décroissant.

Les groupes.

Les groupes permettent de créer des raccourcis vers un objet. Ceci est utile lorsque l’on travaille sur une base possédant un nombre important d’objets.

Les groupes permettent donc d’accéder plus rapidement aux objets concernant les clients.

Nous allons, par exemple, ajouter la table TblClients à un groupe.

Cliquez le bouton droit sur la table TblClients.

Cliquez Ajouter à un groupe.

Vous avez le choix de l’ajouter à un groupe existant ou d’en créer un nouveau, ce que nous allons faire.

Cliquez Nouveau groupe…

Tapez Clients dans la zone Nom du nouveau groupe.

Cliquez OK.

Vous avez maintenant un groupe Clients, en bas, à gauche de la fenêtre Base de données, contenant un raccourci de la table TblClients.

Si vous supprimez le groupe Clients, vous ne supprimerez pas la table, mais seulement le raccourci.

Dans le groupe Clients, on pourra également mettre des requêtes, des formulaires ou des états concernant les clients.

Cliquez Liste pour revenir à l'affichage de départ.

Compactage

Nous vous conseillons, à la fin de chaque chapitre ou, en utilisation normale, à la fin de chaque semaine, de compacter la base. Ce compactage permet de réorganiser les objets de la base et ainsi de gagner de la place, ou de résoudre des problèmes d’index.

Cliquez Outils Utilitaires de base de données Compacter une base de données.

Saisir dans une table

Ouvrir une table et principes de saisie

Double-cliquez la table TblClients.

La table s’affiche en mode feuille de données, ce qui permet d’effectuer la saisie directement dans la table.

Remarquez que les en-têtes de colonnes correspondent aux légendes et non aux noms des champs.

Ligne actuelle Barre de navigation ou Boutons de déplacement

Dernier enregistrement Nombre d’enregistrements Premier enregistrement Nouvel enregistrement

Enregistrement suivant Enregistrement précédent

Saisie dans la table

Le code client s’incrémentera automatiquement car le champ est de type NuméroAuto. Vous n’aurez donc rien à saisir dedans.

Tapez sur la touche pour saisir le champ Societe.

Tapez FAITOU.

Dès que la première lettre du nom est saisie, un numéro est automatiquement attribué au Code Client.

Lorsqu’un enregistrement est en cours de modification, un crayon apparaît sur son sélecteur.

Crayon indiquant une modification en cours

Ce crayon disparaîtra dès que vous passerez à l’enregistrement suivant.

Saisissez tous les autres champs pour le client FAITOU (voir page suivante).

Faites de même avec les autres clients.

Pour une question de lisibilité, nous n’avons pas affiché les numéros de téléphone, saisissez ceux de votre choix.

Pour annuler la saisie que vous êtes en train d’effectuer, tapez sur jusqu'à ce que le crayon disparaisse.

Pour éviter tout problème, Access 2002 ne réattribue jamais un numéro apparu dans un champ de type NuméroAuto.

Par exemple, en annulant la saisie de l’enregistrement 150, le prochain enregistrement aura le code client 151. Le code 150 n’existera pas dans la base.

Si cela vous arrive durant la saisie, et que vous n’avez donc pas les mêmes codes client que nous, cela n’a pas d’importance.

Avec Access, il ne sert à rien, lorsque vous remplissez une table, de faire Enregistrer . Cela ne fait qu’enregistrer la structure de la table et les largeurs de colonne.

Contrairement à Excel ou à Word, les données s’enregistrent automatiquement dès que l’on change d’enregistrement.

Les chiffres du champ CA vont automatiquement s’afficher avec les paramètres définis dans le Panneau de configuration de Windows, Options régionales.

Saisie des fiches client

Code	Société	Type	Nom Contact	Prénom Contact	Adresse	CP	Ville	Tel	CA
1	FAITOU	1	DUPONT	Jacques	50, Rue du Pré Joli	60100	Chantilly	1000
2	BRICOL	1	DURAND	Pierre	1, Av de l'Impasse	75015	Paris	15000
3	PEINDU	2	MARTIN	Jean	5, Bd des Capucines	93350	Le Bourget	30000
4	PAUL	1	PAUL	Léa	546, Rue des Bois	92240	Boulogne	1000
5	ENT Str	2	CARON	Arthur	6, Rue Jasmin	68000	Strasbourg	0
6	Pierron et Frères	2	PIERRON	Marie	49, Avenue Tulipe	76000	Rouen	50000
7	MONTETOU	5	MUNSTER	Henri	79, Rue des Fleurs	75014	Paris	15000
8	DUJARDIN	1	DUJARDIN	Jean	97, Rue de la Forêt	75263	Paris	60000
9	DEMAISON	2	DEMAISON	Martin	78, Avenue des Bois	60100	Chantilly	40000
10	CARON	5	CARON	Yvette	56, Rue Moisson	75019	Paris	3000
11	VOSU	3	DUPONT	Jean	1, Rue Jasmin	92240	Boulogne	60000
Si, après avoir saisi VOSU, le nom de la société devient VOUS, c’est que la correction automatique est activée. Dans ce cas, VOSU est considéré comme une faute de frappe et est remplacé par VOUS.

CorREction automatique

Pour désactiver la correction automatique :

Cliquez Outils Options de correction automatique…

Cliquez Correction en cours de frappe pour décocher l’option.

Cliquez OK.

Au besoin, tapez VOSU à la place de VOUS.

Zoom

Pour visualiser plus facilement le contenu d’un champ, par exemple une adresse :

Cliquez la zone à saisir.

Tapez .

Vous pouvez aussi à ce niveau changer la police.

Cliquez OK ou Annuler.

Mettre en forme la feuille de données

Si la largeur d’une colonne n’est pas satisfaisante, vous pouvez la modifier en plaçant la souris entre la colonne à élargir et la colonne suivante. Le pointeur prend alors la forme .

Cliquez puis faites glisser la souris vers la gauche ou la droite pour modifier la largeur des colonnes désirées.

Un double-clic permet d’ajuster automatiquement la largeur en fonction du texte saisi.

Cliquez Enregistrer pour conserver ces largeurs.

Sous-Feuille de données

Le signe +, à droite du sélecteur, permet de visualiser les en-têtes de commande déjà saisis pour ce client ou de créer un en-tête de commande.

Cette possibilité vous est automatiquement proposée car la table TblClients est reliée à la table TblCdeEntete dans la fenêtre des relations.

Cliquez + sur le sélecteur de la société Faitou.

Aucune commande n’ayant été saisie pour ce client, la ligne qui apparaît est vide et permettrait d’en saisir une.

Les dates proposées sont la date du jour et la date du jour + 5 comme cela a été spécifié lors de la création de la table. Ces dates sont bien entendu modifiables.

Dès qu’un commentaire est saisi ou qu’une date est modifiée, une nouvelle commande se prépare à être créée.

Tapez le Commentaire : A livrer au 48, rue des champs 75013 Paris.

Un nouveau + apparaît, il permet de saisir des articles pour cette commande.

Il vaut mieux faire la saisie des commandes dans un formulaire qui sera prévu à cet effet, car la saisie dans des sous-feuilles de données peut s’avérer visuellement compliquée.

Cliquez - sur le sélecteur de la société Faitou pour faire disparaître cette sous-feuille de données.

Supprimer un client

Cliquez le sélecteur de la ligne à supprimer.

La ligne complète devient noire.

Tapez .

Cliquez Oui.

Tris

Les clients apparaissent dans l’ordre dans lequel vous les avez saisis (triés par Code Client).

Pour les trier par ordre alphabétique :

Cliquez n’importe où dans la colonne Societe.

Cliquez Tri croissant .

Filtres

Si, dans votre table TblClients, vous ne voulez voir apparaître que les clients de type 1, vous avez la possibilité de filtrer les enregistrements :

Dans la colonne Type client, cliquez sur un client de type 1.

Cliquez Filtrer par sélection .

Maintenant, seuls les clients de type 1 apparaissent. Le nombre de clients trouvé est indiqué dans la barre de navigation suivi du mot Filtrés.

Si, parmi les clients de type 1, seuls les client de Paris vous intéressent :

Cliquez sur Paris.

Cliquez Filtrer par sélection .

Vous ne voyez maintenant plus que les clients de type 1 de Paris.

Pour visualiser à nouveau tous les clients :

Cliquez Supprimer le filtre .

Tous les clients réapparaissent.

Figer les colonnes

Si votre table contient trop de champs pour que tous puissent être visibles en même temps, quand vous renseignez la dernière colonne, vous ne pouvez plus voir les informations de la première colonne.

Pour que la première colonne soit toujours visible :

Cliquez le bouton droit sur l’en-tête de la première colonne.

Cliquez Figer les colonnes.

Vous pouvez saisir les colonnes les plus à droite tout en visualisant la colonne Code Client.

LIBéRER LES COLONNES

Cliquez le bouton droit sur l’en-tête de la première colonne.

Cliquez Libérer toutes les colonnes.

Intervertir des colonnes

Pour avoir la colonne Prénom Contact avant la colonne Nom Contact :

Cliquez 1 fois sur l’en-tête Nom Contact.

Glissez et déplacez cet en-tête à droite de Prénom Contact.

Cliquez Fermer pour fermer la table TblClients.

Si cette boîte de dialogue apparaît, cela signifie que vous avez modifié la structure, les tris ou la mise en forme de la table.

Cliquez Oui pour enregistrer vos modifications.

En cliquant Non, vous laissez la table telle qu’elle était.

Dans ce cas, seules les modifications de structure seront perdues mais les données seront de toute façon conservées.

Saisie de TblArticles

Double-cliquez la table TblArticles.

Saisissez les données du tableau de la page suivante.

Code Article	Libellé	Stock Physique	Prix Unitaire	Type Article
1	Rateau	12	10,00 €	J
2	Pelles	6	14,49 €	J
3	Rosiers	50	2,42 €	F
4	Boulons	100	0,48 €	V
5	Tulipes	80	1,10 €	J
6	Vis	35	0,10 €	V
7	Pioches	12	16,94 €	J
8	Ecrous	150	0,42 €	V
9	Cerisier	3	60,50 €	F
10	Tournevis	20	2,50 €	V

Cliquez Fermer .

Saisie de TblCdeEntete

Double-cliquez la table TblCdeEntete.

Le numéro de commande étant automatique, vous ne pouvez pas le saisir.

Les dates sont prévues pour s’afficher automatiquement, mais vous pouvez bien sûr les modifier. Pour la suite de l’exercice, vous allez saisir les champs Date Saisie et Livraison prévue comme ci-après.

Num Cde	Date Saisie	Livraison prévue	Code Client	Commentaire
1	11/03/2002	16/03/2002	1	A livrer au 48 rue des champs 75013 Paris
2	12/03/2002	25/03/2002	3	Livrer avant 9 heures
3	12/03/2002	02/04/2002	8
4	13/03/2002	16/03/2002	9
5	15/03/2002	16/03/2002	1
6	16/03/2002	25/03/2002	3	Quai 12
7	17/03/2002	25/05/2002	4
8	18/03/2002	19/03/2002	2
9	19/03/2002	26/03/2002	7
10	20/03/2002	24/03/2002	4
11	13/08/2002	18/08/2002	5

Cliquez Fermer .

Saisie de TblCdeDetail

Le numéro de ligne étant automatique, vous ne pouvez pas le saisir. En cas d’erreur de saisie, si ces numéros de ligne devaient être différents des nôtres, cela n’aurait pas d’incidence pour la suite de l’exercice.

NumCde	Ligne	Code Article	Qte	PU
1	1	4	12	10,00 €
1	2	2	1	9,00 €
1	3	7	25	14,00 €
2	4	2	10	9,00 €
2	5	8	500	0,35 €
3	6	2	5	9,00 €
4	7	8	1	10,00 €
5	8	1	4	10,00 €
5	9	3	100	2,00 €
5	10	9	12	50,00 €
6	11	1	1	10,00 €
6	12	4	1000	0,30 €
7	13	9	6	50,00 €
8	14	7	34	14,00 €
9	15	3	50	2,00 €
9	16	5	50	1,00 €
10	17	4	8	0,30 €

Cliquez Fermer .

Les requêtes permettent d’analyser les données, de les traiter à partir d’une ou plusieurs tables. Si la société Brico désire connaître ses stocks ou savoir quels sont les clients qui ont le plus commandé, l’utilisation des requêtes lui donnera rapidement ces informations.

Requêtes sélection

La requête sélection donne des réponses à des questions simples :

Combien de produits ont un stock inférieur à 100 ? Quel est le montant des commandes pour chaque client ?

Création d’Une REQUÊTE

Le gestionnaire des stocks de la société Brico désire connaître tous les produits dont le stock est supérieur à 50. Il veut les codes articles, les libellés et les stocks.

Cliquez l’onglet Requêtes dans la fenêtre Base de données.

Cliquez le bouton .

Cliquez Mode Création puis OK.

Cliquez TblArticles puis Ajouter et Fermer.

La table Tbl Articles s’affiche dans la partie supérieure de la fenêtre.

Mettre une table de trop peut fausser les résultats de la requête. Il faut donc choisir les bonnes tables, pas une de plus.

Si vous avez mis une table de trop, sélectionnez-la, puis tapez .

Si vous avez oublié une table, vous pouvez la rajouter en cliquant Afficher la table .

Organiser votre espace de travail

La fenêtre de la requête peut être réorganisée de manière à voir tous les champs de la table.

Placez la souris aux emplacements indiqués et faites des glisser-déplacer.

Grille de création.

Sélection des champs

La sélection des champs est une étape importante dans la création de la requête. C’est elle qui va permettre de sélectionner tous les renseignements nécessaires à l’élaboration de la réponse.

Double-cliquez C_Art_CodeArticle, C_Art_Libelle et C_Art_StockPhy.

Comme dans les relations, on peut remarquer que le champ C_Art_CodeArticle est en gras dans la table ; cela signifie que c’est la clé primaire.

Les champs double-cliqués apparaissent dans la grille de création.

Le gestionnaire de stocks veut ses articles triés par ordre décroissant de stock physique.

Dans la colonne C_Art_StockPhy, cliquez la ligne Tri puis cliquez Décroissant dans la liste déroulante.

Sur la ligne Critères, tapez >50.

Cliquez Affichage pour afficher le résultat.

Vous visualisez les trois articles dont le stock est supérieur à 50.

Si vous effectuez des modifications sur les valeurs qui apparaissent, elles sont répercutées dans la table. Si vous supprimez une ligne, c’est dans la table TblArticles que vous la supprimez, pas uniquement dans la requête. Si vous tapez des informations sur la ligne « * », vous allez créer un nouvel article mais, sans renseigner le champ Type Article qui ne peut être égal qu’à J, V ou F, vous ne pourrez pas valider votre ligne et obtiendrez un message d’erreur. Il vous faudra alors annuler votre saisie en tapant jusqu'à ce que le crayon disparaisse.

Pour rajouter le Type Article à la requête, il faudrait repasser en Mode création (voir ci-après).

Mode création et mode feuille de données

Le Mode création d’une requête est utilisé pour sélectionner les champs nécessaires à notre demande, mais également pour lui donner des critères ou trier la liste résultat.

C’est le mode dans lequel on traduit notre demande en langage informatique.

Le Mode Feuille de données sert à visualiser le résultat de la requête.

Ajouter un champ à une REQUÊTE

Passez en Mode création, pour cela :

Cliquez le bouton Affichage .

ou

Cliquez le menu Affichage Mode création.

Pour ajouter le champ C_Art_TypeArticle à la fin de la requête :

Double-cliquez le champ C_Art_TypeArticle.

Pour ajouter le champ C_Art_PrixUnit entre C_Art_CodeArticle et C_Art_Libelle :

Cliquez le champ C_Art_PrixUnit et faites-le glisser entre les deux colonnes.

Supprimer un champ d’UNE REQUÊTE

Cliquez l’en-tête de la colonne C_Art_PrixUnit pour la sélectionner.

Tapez .

Tris

Les tris permettent de trier la liste de résultats soit par ordre croissant soit par ordre décroissant. On peut trier sur plusieurs champs, les tris s’appliquent de gauche à droite.

Dans la colonne C_Art_Libelle, cliquez la ligne Tri puis cliquez Croissant dans la liste déroulante.

Dans la colonne C_Art_TypeArticle, cliquez la ligne Tri puis cliquez Croissant dans la liste déroulante.

Cliquez le bouton Affichage .

Les produits dont le stock est >50 s’affichent triés par libellé puis par type.

Trier ces deux colonnes dans cet ordre n’est pas pertinent, il aurait mieux valu trier d’abord les types et ensuite les libellés. Nous allons donc déplacer les colonnes.

Cliquez le bouton Affichage pour passer en Mode création.

Cliquez l’en-tête de colonne C_Art_TypeArticle pour la sélectionner.

Cliquez et faites glisser la colonne entre C_Art_CodeArticle et C_ArtLibelle.

Cliquez le bouton Affichage pour passer en Mode Feuille de données.

Le tri sur le champ C_Art_StockPhy ne servant plus à rien, vous allez le supprimer.

Cliquez le bouton Affichage pour passer en Mode création.

Déroulez la zone Tri du champ C_Art_StockPhy et cliquez (Non trié).

Critères

Les critères peuvent être des nombres, des dates ou des mots. Pour les nombres et les dates, les symboles mathématiques peuvent être utilisés afin de « borner » la demande.

>	Strictement supérieur à
<	Strictement inférieur à
<>	Différent
>=	Supérieur ou égal à
<=	Inférieur ou égal à
Entre 100 et 200	Bornes incluses (égale à >=100 et <=200)
Comme « Dupon »	Tous les enregistrements commençant par « dupon »

Dans la zone Critères de la colonne C_Art_StockPhy, tapez <100.

Cliquez le bouton Affichage pour passer en Mode Feuille de données.

Les produits dont les stocks sont inférieurs à 100 s’affichent triés par type et libellé.

Cliquez Enregistrer .

Dans Nom de la requête, tapez RqtArticleStkPhyInf_Au_Minimum

.

Les noms des requêtes respectent la normalisation, c’est-à-dire Rqt et pas de symbole ni d’espace.

Cliquez OK.

Conseils pour nommer les requêtes

N’enregistrez pas la requête sous le nom RqtArticleStkPhyInf_A_100, car si on veut modifier le critère, il faudra enregistrer une autre requête. Cette méthode va multiplier le nombre de requêtes.

L’un des risques est que quelqu’un modifie le critère <100 en le mettant à <200 puis sauvegarde la requête sous le même nom.

L’utilisateur suivant désirant avoir la liste des produits <100 serait tenté de lancer la requête dont le nom est RqtArticleStkPhyInf_A_100 et s’il le faisait sans vérifier, il aurait un résultat faux.

Une autre mauvaise méthode serait d’enregistrer la nouvelle requête sous le nom RqtArticleStkPhyInf_A_200. Cela multiplierait le nombre de requêtes et rendrait la maintenance de la base complexe.

Cliquez Fermer .

Exemples de requêtes simples

Afin de visualiser les critères pouvant être utilisés, vous allez faire quelques requêtes simples dont vous n’enregistrerez pas le résultat.

Cliquez l’onglet Requêtes dans la fenêtre Base de données.

Cliquez le bouton .

Cliquez Mode Création puis OK.

Cliquez TblArticles puis Ajouter et Fermer.

Pour insérer tous les champs de la table TblArticles :

Double-cliquez chaque champ.

ou

Double-cliquez TblArticles pour sélectionner tous les champs. Cliquez et faites glissez la sélection dans la première case de la ligne Champ.

Critère : Entre… Et…

Obtenir la liste des articles dont le stock est compris entre 100 et 1000.

Tapez Entre 100 et 1000 dans la zone Critères de C_Art_StockPhy.

Cliquez Affichage .

Critère : Valeur exacte

Obtenir uniquement le stock des vis.

Cliquez le bouton Affichage .

Supprimez le critère de la colonne C_Art_StockPhy.

Tapez Vis puis dans la zone Critères de C_Art_Libelle.

Le mot Vis apparaît entre " " car le champ C_Art_Libelle a été défini en Texte lors de la création de la table.

Cliquez Affichage .

Critère : Comme...

Obtenir tous les articles finissant par vis.

Cliquez le bouton Affichage .

Supprimez le critère de la colonne C_Art_Libelle.

Tapez *vis puis dans la zone Critères de C_Art_Libelle.

Votre saisie se transforme en Comme "*vis".

Cliquez Affichage .
Le symbole * remplace un nombre quelconque de caractères. Un ? remplace un caractère. Ces deux caractères sont des caractères génériques. Par exemple, considérons un champ Numéro de sécurité sociale : 263057512009123. Pour obtenir toutes les femmes nées dans le 75, le critère sera 2????75*.

Critère : …Ou...

Le gestionnaire de stocks désire avoir la liste des articles de visserie (V) et aussi de jardinerie (J).

Il aurait tendance à dire « je voudrais les articles de type V et de type J ».

Si, dans la requête, il tape V Et J, le résultat sera un ensemble vide car aucun article ne peut à la fois être de type V et J. En revanche, il peut être de type V ou bien J.

Donc, obtenir tous les articles du type J ou V.

Cliquez le bouton Affichage .

Supprimez le critère de la colonne C_Art_Libelle.

Tapez J ou V puis dans la zone Critères de C_Art_TypeArticle.

Cliquez le bouton Affichage .

Critère : Différent de…

Permet d’exclure une valeur de la recherche : obtenir tous les articles qui ne sont pas de la visserie.

Cliquez le bouton Affichage .

Supprimez le critère de la colonne C_Art_TypeArticle.

Tapez <> V puis dans la zone Critères de C_Art_TypeArticle.

Cliquez le bouton Affichage .

Requêtes multicritères

Il est possible de cumuler des critères dans une requête : obtenir tous les articles de type V qui ont un prix inférieur à 2 euros.

Cliquez le bouton Affichage .

Tapez V dans la zone Critères de C_Art_TypeArticle.

Tapez < 2 puis dans la zone Critères de C_Art_PrixUnit.

Cliquez le bouton Affichage .

Cliquez Fermer .

Cliquez Non pour ne pas enregistrer cette requête.

Requêtes paramétrées

Une requête paramétrée demande à l’utilisateur de spécifier un critère à chaque utilisation de la requête.

Un commercial désire connaître tous les clients d'une ville en particulier.

Cliquez l’onglet Requêtes dans la fenêtre Base de données.

Cliquez le bouton .

Cliquez Mode Création puis OK.

Cliquez TblClients puis Ajouter et Fermer.

Double-cliquez les champs * et C_Cli_Ville.

Le champ * permet, dans ce cas, de mettre tous les champs en une seule opération. L'avantage principal est que si l'on ajoute un champ à la table TblClients, il apparaîtra automatiquement dans cette requête.

Tapez Comme [ville recherchée] dans la zone Critères de C_Cli_Ville.

Pour obtenir les crochets [ et ], tapez respectivement et °.

Cliquez le bouton Affichage .

La boîte de dialogue Entrer la valeur du paramètre s’affiche.

Tapez Paris dans la zone ville recherchée puis cliquez OK.

Regardez la dernière colonne : elle se nomme Champ0 mais correspond bien à la ville qui était déjà présente grâce au champ *. Il ne sert à rien d'afficher cette dernière colonne qui n'est là que pour le critère.

Cliquez le bouton Affichage .

Cliquez dans la ligne Afficher de la colonne C_Cli_Ville pour décocher la case.

Cliquez Fermer .

Cliquez Oui pour enregistrer cette requête et nommez la :

RqtClientsPourUneVille.

Utiliser la requête

Double-cliquez RqtClientsPourUneVille dans la fenêtre Base de données.

Tapez Chantilly dans ville recherchée puis cliquez OK.

Cliquez Fermer .

Requêtes courantes

Pour chaque requête qui va suivre, vous commencerez par en créer une de la manière suivante :

Cliquez l’onglet Requêtes dans la fenêtre Base de données.

Cliquez le bouton .

Cliquez Mode Création puis OK.

Clients de type 1

Cliquez TblClients puis Ajouter et Fermer.

Double-cliquez les champs C_Cli_CodeClient, C_Cli_Societe, C_Cli_TypeClient.

Tapez 1 dans la zone Critères de C_Cli_TypeClient.

Cliquez Enregistrer .

Dans la zone Nom de la requête, tapez RqtClient_De_Type puis OK.

Cliquez Fermer .

Le nom RqtClient_De_Type1 ne serait pas valide selon notre norme.

Clients de type 1 ayant un CA > 50 000

Cliquez TblClients puis Ajouter et Fermer.

Double-cliquez les champs C_Cli_CodeClient, C_Cli_Societe, C_Cli_TypeClient, C_Cli_CA.

Tapez 1 dans la zone Critères de C_Cli_TypeClient.

Tapez >50000 dans la zone Critères de C_Cli_CA.

Cliquez Enregistrer .

Dans la zone Nom de la requête, tapez RqtClient_De_Type_AvecCa_SupA puis OK.

Cliquez Fermer .

Clients de type 1 ayant un CA > 50 000 ou de type 2

Cliquez TblClients puis Ajouter et Fermer.

Double-cliquez les champs C_Cli_CodeClient, C_Cli_Societe, C_Cli_TypeClient, C_Cli_CA.

Tapez 1 dans la zone Critères de C_Cli_TypeClient et 2 dans la ligne du dessous.

Tapez >50000 dans la zone Critères de C_Cli_CA.

Cliquez Fermer .

Cliquez Non pour ne pas enregistrer cette requête.

Clients qui ont commandé l’ARTICLE 1

L’erreur classique serait de mettre uniquement la table TblClients et la table TblArticles :

Si vous lancez cette requête, vous obtenez l'intégralité des clients.

En effet, s’il n'y a pas de lien entre deux tables, chaque enregistrement de la première est mis en relation avec chaque enregistrement de la deuxième.

Si la première table contient 5 lignes et la deuxième table 3 lignes, le nombre de lignes que renvoie la requête est 5 x 3 = 15 lignes. Comme il y a un critère sur le code article, seul l'article 1 est renvoyé et le résultat est :

Nombre de client x 1 = Nombre de client. Donc l'intégralité des clients est retournée qu'il ait ou pas commandé l'article 1.

La solution est :

Double-cliquez les tables TblClients, TblCdeEntete, TblCde_Detail et TblArticles puis cliquez Fermer.

Les traits entre les tables sont des jointures et elles apparaissent automatiquement car elles ont été créées dans les relations.

Au besoin, réorganisez les tables comme ci-dessus.

Double-cliquez les champs C_Cli_CodeClient, C_Cli_Societe, C_Art_CodeArticle.

Tapez 1 dans la zone Critères de C_Art_CodeArticle.

Cliquez Enregistrer .

Dans la zone Nom de la requête, tapez RqtClientPriUnArt puis OK.

Cliquez Fermer .

Clients qui ont pris les articles 1 et 2

Ces clients ont peut-être pris un article 1 en janvier et un article 2 en décembre, mais ils ont au moins pris une fois des deux produits.

La mauvaise méthode serait de mettre un critère pour le code article : 1 Et 2.

Dans ce cas, aucun client n'apparaîtrait car aucun article ne peut être 1 et 2 à la fois.

La bonne méthode :

Mettez en plein écran la fenêtre Access mais aussi la fenêtre Base de données.

Créez une nouvelle requête.

Double-cliquez les tables TblClients, TblCdeEntete et TblCdeDetail.

Ne fermez pas la fenêtre et double-cliquez une deuxième fois TblCdeEntete et TblCdeDetail.

Cliquez Fermer.

Les tables mises en double sont renommées dans la requête en TblCdeEntete_1 et TblCdeDetail_1.

Réorganisez votre espace de travail, mettez en relation les tables qui ne sont pas reliées aux autres et définissez la requête de la façon suivante :

Ne commettez surtout pas l'erreur de relier par exemple C_Cli_CodeClient à C_CdeRptNumCde ou même de laisser une table sans lien. Si vous avez relié 2 champs qui ne correspondent pas aux mêmes types de valeurs, cliquez le lien qui est faux et tapez .
Les liens que l'on rajoute soi-même ne comportent pas les symboles 1 et infini.

Cliquez Enregistrer .

Dans la zone Nom de la requête, tapez RqtClient_PriDeuxArt puis OK.

Cliquez Fermer .

Article n’ayant jamais été commandé

Parmi l'ensemble de tous les articles, quels sont ceux qui ne figurent pas dans la liste des articles commandés ?

Dans les requêtes précédentes, les tables étaient liées par un trait (jointure).

Ce trait signifie que le client doit être présent dans TblClients et dans TblCdeEntete. Si le client n'a pas commandé, il ne pourra pas faire partie du résultat. Un trait peut être vu comme un ET.

Donc, si l'on met la table TblArticles reliée par un simple trait à TblCdeDetail, le résultat sera forcément des articles qui ont été commandés au moins une fois.

Nous voulons ceux qui ne sont pas commandés, donc il faut remplacer ce trait (cette jointure) par une flèche partant de TblArticles vers TblCdeDetail.

Une flèche ne sera pas interprétée comme un ET ; elle ne fera pas de restriction. Même si un article ne figure pas dans la table TblCdeDetail, il fera quand même parti du résultat.

En revanche, il sera impossible à la requête de lui faire correspondre un numéro de commande, donc à la place du numéro de commande un NULL sera renvoyé. Le NULL signifie « J'ai un article mais je n'ai pas pu trouver une seule commande pour cet article ».

Si un article a été commandé 4 fois, les 4 numéros de commande vont apparaître.

Il ne restera plus qu'à demander les articles pour lesquels on a un numéro de commande NULL.

Créez une nouvelle requête.

Double-cliquez les tables TblArticles et TblCdeDetail puis cliquez Fermer.

Double-cliquez les champs C_Art_CodeArticle et C_CdeD_NumCde.

Transformer la jointure en flèche

Double-cliquez en plein milieu du trait :

Ne double-cliquez pas sur les extrémités légèrement plus foncées en dessous des symboles 1 et infini, vous feriez apparaître la mauvaise boîte de dialogue.

En laissant l’option 1 active, la jointure se comporte comme un ET. Ce n’est donc pas cette option qu'il nous faut.

L'option 3 permettrait d'obtenir les articles commandés qui ne figureraient pas dans la table TblArticles. Ceci est impossible dans cette base car les intégrités référentielles obligent, avant de saisir une commande, à créer les articles.

L'option 2 va inclure tous les articles et va essayer de trouver des lignes de commande dans la table TblCdeDetail. Si des lignes sont trouvées, les numéros de commande sont renvoyés, sinon un NULL est renvoyé.

Cliquez 2 puis OK.

La flèche apparaît.

Cliquez le bouton Affichage .

Vous obtenez le résultat de la page suivante.

Constatez, par exemple, que l'article 1 figure dans les commandes 5 et 6.

En revanche, impossible de trouver un numéro de commande pour l'article 6 et l'article 10.

Cliquez le bouton Affichage pour modifier la requête.

Tapez NULL puis dans la zone Critères de C_CdeD_NumCde.

Access transforme NULL en Est Null.

Cliquez le bouton Affichage pour lancer la requête.

Il n'y a plus maintenant que 2 articles : ceux qui n'ont pas été commandés.

Pour avoir le nom de l'article, cliquez Affichage puis double-cliquez le champ C_Art_Libelle.

Cliquez Enregistrer .

Dans la zone Nom de la requête, tapez RqtArt_SansCommande puis OK.

Cliquez Fermer .

Article le plus en stock

Créez une nouvelle requête.

Cliquez la table TblArticles puis Ajouter et Fermer.

Double-cliquez les champs C_Art_Libelle, C_Art_CodeArticle, C_Art_StockPhy.

Cliquez Décroissant dans la zone Tri du champ C_Art_StockPhy.

Trier dans l’ordre décroissant permet d’avoir le plus grand en haut. En modifiant le nombre de lignes affichées, on ne voit plus que le plus grand.

Dans la barre d'outils, cliquez la zone Premières valeurs et tapez 1.

Au besoin, supprimez 00 qui s’affiche automatiquement puis tapez .

À la place de Tout, tapez 1.

Cliquez le bouton Affichage pour lancer la requête.

Seuls les écrous sont affichés.

Cliquez le bouton Affichage .

Cliquez Enregistrer .

Dans la zone Nom de la requête, tapez RqtArt_LePlus_EnStock puis OK.

Cliquez Fermer .

La zone Premières valeurs permet d'avoir, par exemple, les 3 meilleures valeurs d’un champ s’il est trié par ordre décroissant, ou les 3 moins bonnes, s’il est trié par ordre croissant.

Article le plus vendu en QUANTITÉ

Créez une nouvelle requête.

Cliquez la table TblCdeDetail puis Ajouter et Fermer.

Double-cliquez les champs C_CdeD_CodeArticle et C_CdeD_Qte.

Cliquez Totaux dans la barre d'outils.

Sélectionnez Somme à la place de Regroupement sur la ligne Opération de la colonne C_CdeD_Qte.

Il existe plusieurs types d’opérations possibles :

Regroupement	Permet dans la colonne de ne pas avoir de doublons.
Somme	Calcule la somme de champ.
Moyenne	Calcule la moyenne de champ.
Min/Max	Extrait le maximum ou le minimum de la colonne.
Compte	Compte le nombre d’occurrences non nulles.
Ecart Type	Calcule l'écart type des champs.
Var	Calcule la variance de la colonne.
Premier	Le premier de la liste.
Dernier	Le dernier de la liste.
Expression	Pour créer des champs qui n'existent pas dans une table, par exemple, Montant : Qte * Pu.
Où	Si l’on doit avoir des critères du style 1 ou 2 mais sans pour autant regrouper sur ces champs.

Cliquez Décroissant dans la zone Tri du champ C_CdeD_Qte.

Dans la barre d'outils, cliquez la zone Premières valeurs et tapez 1.

Au besoin, supprimez 00 qui s’affiche automatiquement, puis tapez .

Cliquez le bouton Affichage pour lancer la requête.

Constatez que le nom du champ comportant une opération a été modifié par Access en SommeDeC_CdeD_Qte. Vous allez le renommer.

Cliquez le bouton Affichage pour modifier la requête.

Dans la zone Champ, devant C_CdeD_Qte, tapez Quantité_Commandée:

N’oubliez surtout pas de mettre les « : », ils sont l'équivalent du signe « = ».

Cliquez le bouton Affichage pour lancer la requête.

Cliquez le bouton Affichage .

Cliquez Enregistrer .

Dans la zone Nom de la requête, tapez RqtArt_Plus_Commande puis OK.

Cliquez Fermer .

Chiffre d'AFFAIRES total des clients

Créez une nouvelle requête.

Cliquez la table TblClients puis Ajouter et Fermer.

Double-cliquez le champ C_Cli_CA.

Cliquez Totaux dans la barre d'outils.

Sélectionnez Somme à la place de Regroupement sur la ligne Opération.

Cliquez Enregistrer .

Dans la zone Nom de la requête, tapez RqtCA_Total puis OK.

Cliquez Fermer .

Chiffre d'affaires pour les clients de type 1 et 2

Notre directeur désire connaître le chiffre d'affaires consolidé des clients de type 1 et de type 2. La requête devra nous retourner une seule valeur et non pas le détail des chiffres d'affaires par type de client.

Créez une nouvelle requête.

Cliquez la table TblClients puis Ajouter et Fermer.

Double-cliquez les champs C_Cli_TypeClient et C_Cli_CA.

Tapez 1 OU 2 dans la zone Critères de C_Cli_TypeClient.

Si vous tapez 1 et 2, aucun client ne sera trouvé !

Cliquez Totaux dans la barre d'outils.

Sélectionnez Somme dans la zone Opération de C_Cli_CA.

Cliquez le bouton Affichage pour lancer la requête.

Vous obtenez deux lignes au lieu d'une seule et vous êtes obligé de refaire la somme de ces deux lignes. Pour éviter cela :

Cliquez le bouton Affichage pour modifier la requête.

Sur la ligne Opération de la colonne C_Cli_TypeClient, sélectionnez Où à la place de Regroupement.

Cela va éviter de regrouper sur les valeurs différentes de C_Cli_TypeClient et vous obtiendrez une seule ligne indiquant le total des deux types clients.

Cliquez Enregistrer .

Dans la zone Nom de la requête, tapez RqtCA_Client_Type puis OK.

Cliquez Fermer .

Clients n’ayant pas pris de l’article 3

L'erreur serait de mettre un critère <> 3 (différent de 3) pour l'article.

Dans ce cas, vous répondez à la question : quelles sont les lignes de commande qui ne concernent pas les articles 3 ?

Cela ne prouve pas qu'un client n'a jamais commandé d'article 3.

Pour répondre aux questions du style « Qui n'a pas », il faut, dans un premier temps, déterminer les clients qui ont pris des articles de type 3 puis en déduire ceux qui n’en ont pas pris.

Créez une nouvelle requête.

Double-cliquez TblCdeEntete et TblCdeDetail puis cliquez Fermer.

Double-cliquez les champs C_CdeRptCodeClient et C_CdeD_CodeArticle.

Tapez 3 dans la zone Critères de C_CdeD_CodeArticle.

Cliquez le bouton Affichage pour lancer la requête.

Cliquez le bouton Affichage .

Cliquez Enregistrer .

Dans la zone Nom de la requête, tapez RqtCli_Pas_Pris_Art_1 puis OK.

Cliquez Fermer .

Lorsque l’on fait une requête nécessitant plusieurs requêtes, on les nomme toutes avec le même nom, mais en ajoutant à la fin _1, _2, etc., indiquant l’étape.

À de telles questions, on ne peut pas répondre en une seule requête.

On répond d'abord au contraire de la question. Ce sera la requête numéro _1 dans le projet Cli_Pas_Pris_Art qui est un objet de type Rqt.

Vous allez maintenant faire une nouvelle requête pour répondre à la question.

Créez une nouvelle requête.

Cliquez TblClients puis Ajouter.

Cliquez l’onglet Requêtes de la boîte Afficher la table.

En effet, on peut, dans une même requête, faire appel à des tables et à des requêtes précédemment créées.

Cliquez RqtCli_Pas_Pris_Art_1 puis Ajouter et Fermer.

Cliquez le champ C_Cli_CodeClient et faites-le glisser sur C_CdeRptCodeClient pour mettre en relation les deux tables.

Double-cliquez la liaison et sélectionnez l’option qui indique Inclure tous les enregistrements de la table ‘TblClients’ et seulement…

C'est normalement l'option 2 si vous avez mis d'abord la table puis la requête et enfin, fait le lien dans le sens précédemment indiqué, sinon ce sera l'option 3.

Cliquez OK.

Pour être sûr de l’option choisie dans la fenêtre Propriétés de la jointure, il faut que la flèche parte de l’ensemble vers le sous-ensemble, ce qui est en fait une liste d'exclusion.

Double-cliquez les champs C_Cli_CodeClient et C_CdeRptCodeClient.

Cliquez le bouton Affichage pour lancer la requête.

Si besoin, vous pouvez faire un tri croissant/décroissant sur la première colonne.

Les clients qui ont déjà pris l'article 3 voient leur code client apparaître dans la deuxième colonne. Nous voulons ceux qui n'en ont pas pris.

Cliquez le bouton Affichage pour modifier la requête.

Tapez NULL puis dans la zone Critères de C_CdeRptCodeClient.

Cliquez le bouton Affichage pour lancer la requête.

Vous obtenez la liste des clients qui n'ont pas pris d'article 3.

Cliquez le bouton Affichage .

Cliquez Enregistrer .

Dans la zone Nom de la requête, tapez RqtCli_Pas_Pris_Art_2 puis OK.

Cliquez Fermer .

Chiffre d'affaires par département

On connaît les codes postaux, donc pour avoir les départements, il faut diviser par 1 000 et ne garder que la partie entière.

Créez une nouvelle requête.

Cliquez TblClients puis Ajouter puis Fermer.

Double-cliquez le champ C_Cli_CA.

Dans la zone Champ de la colonne vide de droite :

Tapez Département: cent(C_Cli_CP / 1000) puis .

Cette fonction permet de convertir un nombre en un entier.

Pour avoir la somme des chiffres d’affaires par département :

Cliquez Totaux .

Sélectionnez Somme dans la zone Opération de C_Cli_CA.

Tapez CA: devant le nom du champ C_Cli_CA.

Cliquez le bouton Affichage pour lancer la requête.

Cliquez le bouton Affichage .

Cliquez Enregistrer .

Dans la zone Nom de la requête, tapez RqtCA_Par_Dépt puis OK.

Cliquez Fermer .

Part de marché par client

La part de marché de chaque client est égale au CA de chaque client divisé par le CA total.

Le chiffre d’affaires total a déjà été calculé dans la requête RqtCA_Total.

Créez une nouvelle requête.

Cliquez l’onglet Les deux de la boîte Afficher la table.

Double-cliquez TblClients puis RqtCA_Total et cliquez Fermer.

Double-cliquez les champs C_Cli_CodeClient et C_Cli_Societe.

Dans la zone Champ de la colonne vide à droite :

Tapez PartMarche: [C_Cli_CA]/[SommeDeC_Cli_CA] puis .

Il faut maintenant appliquer un format % à la colonne PartMarche.

Cliquez le bouton droit dans PartMarche puis cliquez Propriétés…

Tapez Pourcentage dans la ligne Format.

Cliquez Fermer dans la fenêtre Propriétés du champ.

Cliquez Enregistrer .

Dans la zone Nom de la requête, tapez RqtPart_MarchéClient puis OK.

Cliquez Fermer .

Nombre de livraisons restantes

Pour connaître le nombre de commandes qu’il faut livrer entre deux dates :

Créez une nouvelle requête.

Cliquez TblCdeEntete puis Ajouter et Fermer.

Double-cliquez les champs C_CdeRptNumCde et C_CdeRptDateLivrPrevue.

Dans la ligne Critères du champ C_CdeRptDateLivrPrevue, tapez :

Entre Date() et Date() + 10 puis .

ou

Entre #01/01/2002# Et #30/12/2002# puis .

Ceci vous donnera les commandes à livrer entre aujourd'hui et les 10 jours à venir ou entre deux dates choisies.

Pour avoir le nombre de commandes :

Cliquez .

Sélectionnez Compte dans la ligne Opération de C_CdeRptNumCde.

Sélectionnez Où dans la ligne Opération de C_CdeRptDateLivrPrevue.

Cliquez Enregistrer .

Dans la zone Nom de la requête, tapez RqtLivraison_A_Faire puis OK.

Cliquez Fermer .

Requête d’analyse croisée

Les requêtes d’analyse croisée permettent de faire un tableau en fonction d’un champ ligne et d’un champ colonne.

Pour connaître les quantités commandées en fonction du type de clients :

Créez une nouvelle requête.

Double-cliquez TblArticles, TblClients, TblCdeEntete, TblCdeDetail puis Fermer.

Double-cliquez les champs C_Cli_TypeClient, C_Art_TypeArticle, C_CdeD_Qte.

Cliquez Requête Analyse croisée.

Deux lignes apparaissent : Opération et Analyse.

La ligne Analyse permet de spécifier le rôle de chaque champ. Le rôle des champs C_Cli_TypeClient et C_Art_TypeArticle est d’être des critères.

Sélectionnez En-tête de ligne dans la zone Analyse de C_Cli_TypeClient.

Sélectionnez En-tête de colonne dans la zone Analyse de C_Art_TypeArticle.

Sélectionnez Valeur dans la zone Analyse de C_CdeD_Qte.

Les quantités étant les valeurs, il faut en faire la somme :

Sélectionnez Somme dans la zone Opération de C_CdeD_Qte.

Vous pouvez aussi réorganiser les tables comme ci-après.

Cliquez le bouton Affichage pour lancer la requête.

Cliquez le bouton Affichage .

Cliquez Enregistrer .

Dans Nom de la requête, tapez RqtQte_Fct_TypeArt_TypeCli puis OK.

Cliquez Fermer .

Requête action

Les requêtes sélection ne modifient le contenu des tables que si vous effectuez une saisie dans le résultat de la requête.

Les requêtes action ne sont là que pour modifier une table, ajouter des enregistrements, les supprimer.

Requête de mise à jour

Le service commercial souhaite augmenter de 10% le prix des articles de type V.

On pourrait faire une requête sélectionnant tous les articles de type V, et modifier leur prix un par un. Mais Access nous permet d’automatiser ce traitement en effectuant une requête de mise à jour.

Créez une nouvelle requête.

Double-cliquez TblArticles puis cliquez Fermer.

Double-cliquez les champs C_Art_TypeArticle et C_Art_PrixUnit.

Cliquez Requête Requête Mise à jour.

Une ligne Mise à jour apparaît.

Tapez V dans la zone Critères de C_Art_TypeArticle.

Tapez C_Art_PrixUnit*1,1 puis dans la zone Mise à jour de C_Art_PrixUnit.

Access vous rajoute des guillemets, comme pour du texte, alors que c’est une formule.

Modifiez "C_Art_PrixUnit*1,1" en [C_Art_PrixUnit]*1,1.

Les crochets [] permettent de prendre le contenu du champ et non son nom. Ne les confondez pas avec les parenthèses ().

Cliquez Exécuter pour faire la mise à jour.

Si vous cliquez Affichage pour passer en mode feuille de données, vous ne mettrez pas à jour les champs mais vous afficherez les valeurs actuelles.

Une boîte de dialogue s’ouvre et vous demande de confirmer la mise à jour ; elle mentionne aussi le nombre d’enregistrements à modifier.

Cliquer OK.

Cliquez Enregistrer .

Dans Nom de la requête, tapez RqtAugmentationDesPrixArt puis OK.

Cliquez Fermer .

Requête création de table

Nous désirons créer une nouvelle table identique à la table TblArticles mais ne contenant que les articles de type V.

Créez une nouvelle requête.

Double-cliquez TblArticles puis cliquez Fermer.

Double-cliquez les champs * et C_Art_TypeArticle.

Rappel : * permet de mettre tous les champs.

Cliquez Requête Requête Création de table…

Dans Nom de la table, tapez TblArticles_V puis cliquez OK.

Tapez V dans la ligne Critères de C_Art_TypeArticle.

Cliquez la ligne Afficher de C_Art_TypeArticle afin de décocher la case.

En ayant mis une étoile *, tous les champs de TblArticles sont créés dans la table TblArticle_V. Si on laissait afficher une deuxième fois C_Art_TypeArticle, il y aurait une erreur lors du lancement de la requête. C’est pourquoi il faut décocher la case.

Cliquez Exécuter pour créer la nouvelle table.

Access vous indique le nombre d’articles qui vont être créés dans cette table.

Cliquez Oui.

Cliquez Fermer puis Non pour ne pas enregistrer cette requête.

Requêtes Suppression

Nous voulons vider la table TblArticles_V.

Créez une nouvelle requête.

Double-cliquez TblArticles_V puis cliquez Fermer.

Double-cliquez le champ *.

Cliquez Requête Requête Suppression.

Cliquez Exécuter .

Access vous indique le nombre d’articles qui vont être supprimés.

Cliquez Oui.

Cliquez Fermer puis Non pour ne pas enregistrer cette requête.

Nous voulons supprimer le client VOSU la table TblClients.

Créez une nouvelle requête.

Double-cliquez TblClients puis cliquez Fermer.

Double-cliquez les champs * et C_Cli_Societe.

Tapez VOSU dans la ligne Critères de C_Cli_Societe.

Cliquez Requête Requête Suppression.

Cliquez Exécuter .

Access vous indique le nombre de clients qui vont être supprimés.

Cliquez Oui.

Cliquez Fermer puis Non pour ne pas enregistrer cette requête.

NOTES PERSONNELLES

Les tables contiennent des informations brutes, les requêtes permettent de sélectionner et de filtrer ces informations.

Les formulaires sont destinés à visualiser et modifier le contenu des tables ou des requêtes.

Le formulaire le plus courant est le formulaire de saisie qui permet de saisir des enregistrements, de les modifier ou plus simplement de visualiser les données déjà saisies.

Il est possible également de créer des formulaires de menu qui permettent d’accéder aux différents formulaires de saisie.

Un formulaire peut être fondé sur une table (exemple du formulaire de saisie des clients) ou alors concerner plusieurs tables (formulaire de saisie des commandes).

Créer un formulaire

Cliquez .

La boîte de dialogue Nouveau formulaire propose les choix suivants :

Mode Création : oblige à tout faire soi-même, de la sélection des champs à leur placement et leur mise en forme.

Assistant formulaire : à l’aide d’une succession de boîtes de dialogue, Access crée un formulaire facilement modifiable. C’est un bon compromis entre le mode création et les autres.

Formulaire instantané : Colonnes : crée rapidement un formulaire en colonnes. On ne voit qu’un seul enregistrement à la fois mais tous les champs de celui-ci sont visibles.

C’est intéressant pour les tables qui contiennent beaucoup de champs, car cela évite d’avoir un tableau sur quatre pages de large.

Formulaire instantané : Tableau : crée rapidement un formulaire en tableau. Plusieurs enregistrements sont visibles à l’écran, les uns en-dessous des autres comme dans une table.

C’est intéressant pour les tables qui contiennent peu de champs. Par exemple, la table TblTitre qui, à un code, fait correspondre le libellé du titre :
1 = Monsieur, 2 = Madame, etc.

Formulaire instantané : Feuille de données : sur le fond, il est identique au formulaire tableau mais la mise en forme est celle d’une feuille de données.

On ne peut pas y faire beaucoup de mise en forme mais on peut y modifier les largeurs de colonnes comme avec les tables.

Les formulaires en tableau ou en colonne restent bien souvent plus intéressants.

Formulaire instantané : Tableau croisé dynamique : permet de créer des tableaux statistiques à double-entrée.

Assistant Graphique : pour créer des graphiques en secteur, histogramme, etc.

Assistant Tableau croisé dynamique : identique à Formulaire instantané : Tableau croisé dynamique.

Formulaires instantanés : Colonnes

Ils permettent de créer rapidement des formulaires en intégrant tous les champs d’une ou de plusieurs tables. Toutefois, il est possible par la suite de les personnaliser.

Cliquez Formulaire instantané : Colonnes.

Avant de valider la boîte, cliquez TblClients dans la zone Choisissez la table ou la requête d’origine des données de l’objet.

Nous commençons à voir l’intérêt d’une normalisation rigoureuse car, si nous n’avions pas préfixé les tables par Tbl et les requêtes par Rqt, il deviendrait difficile de se repérer.

Cliquez OK.

Un formulaire s’ouvre et affiche les informations du premier client : la société Bricol puisqu’un tri a précédemment été fait sur les noms de société.

Le champ Code Client étant actif, cliquez Tri croissant .

Sélecteur Légendes tapées dans les propriétés des champs Champs (valeurs) contenus dans les tables

Les légendes tapées lors de la création des tables apparaissent. Si nous n’avions pas renseigné ces légendes, ce sont les noms des champs qui seraient visibles.

Cliquez dans le champ Type Client.

La barre d’état, en bas de l’écran, indique la description saisie lors de la création de la table : .

se déplacer dans un formulaire

Tapez pour passer au champ suivant.

ou

Tapez pour revenir au champ précédent.

Pour passer au champ suivant, vous pouvez aussi taper , sauf pour les champs longs comme les adresses ou les commentaires. Si vous tapez ou sur le dernier champ du formulaire, vous passez au client suivant.

Afficher les autres fiches du formulaire

Tapez pour aller au client suivant.

Tapez pour aller au client précédent.

Si vous êtes sur le dernier client et que vous tapez , une fiche vide est créée afin de saisir un nouveau client. Si vous ne voulez pas ajouter d’enregistrement, tapez .

Création d’un client

Cliquez dans la barre de navigation ou dans la barre outils.

Tapez les informations suivantes (ne tapez pas le Code Client puisqu’il a été défini en NumAuto).

Comme dans les requêtes, le crayon apparaît dès que l’on saisit une information.

En tapant sur le champ CA (correspondant au dernier champ du formulaire), on valide l'enregistrement et on passe sur une fiche vierge.

En tapant , quel que soit le champ dans lequel vous êtes, vous validez la saisie de l’enregistrement et vous passez à l’enregistrement suivant (ici, un nouveau client).

En tapant , quel que soit le champ dans lequel vous êtes, vous validez la saisie de l’enregistrement et vous passez à l’enregistrement précédent.

En tapant , quel que soit le champ dans lequel vous êtes, vous validez la saisie de l’enregistrement et restez sur l’enregistrement.

Tapez pour rester sur l’enregistrement.

Supprimer un client

Vérifiez que vous êtes sur le client créé et cliquez le sélecteur (zone gauche).

Tapez .

Cliquez Oui.

Dans Access, la suppression est définitive, il n'existe pas de moyen de récupérer des informations supprimées.

Mise en forme du formulaire

La largeur de certains champs comme le Téléphone ou le CA est trop importante par rapport à leur contenu.

Le Téléphone est toujours de la même longueur. Nous pouvons donc réduire la largeur de ce champ afin qu'elle soit plus adaptée au contenu.

Pour changer ces tailles, il faut modifier le formulaire.

Si votre fenêtre n'est pas en pleine page, mettez-vous en plein écran afin d'augmenter l'espace de travail : double-cliquez dans la barre de titre ou cliquez Agrandir .

Cliquez Affichage .

Le formulaire apparaît en Mode Création.

Au besoin, cliquez Fermer de la Boîte à outils.

Cliquez le champ C_Cli_CA.

Des carrés de redimensionnement apparaissent autour de C_Cli_CA. Si vous pointez (sans cliquer) l’un des carrés, le pointeur prend l’une des formes suivantes :

C_Cli_CA

Si les carrés noirs n’apparaissent pas et que le curseur clignote dans la zone C_Cli_CA, c’est parce que vous avez cliqué une deuxième fois. Dans ce cas, tapez .

Cliquez et faites glisser le carré de droite afin d'obtenir :

Répétez l'opération sur les champs C_Cli_Tel, C_Cli_Adresse, C_Cli_Societe et C_Cli_CodeClient.

Redimensionnez le formulaire en faisant glisser le bord droit :

Cliquez Affichage pour visualiser les modifications :

Cliquez Enregistrer .

Tapez FrmClients.

Cliquez OK.

Fermer un formulaire

Nous pourrions cliquer sur Fermer mais nous pouvons également créer un bouton destiné à fermer le formulaire.

Cliquez Affichage .

Cliquez Boîte à outils pour faire apparaître :

Cliquez Bouton de commande .

Cliquez juste sous la zone Pied de formulaire pour y insérer le bouton.

Insertion du bouton

Cliquez Opérations sur formulaire dans la zone Catégories.

Cliquez Fermer un formulaire dans la zone Actions.

Cliquez Suivant >.

Cliquez Suivant >.

Tapez FB_Fermer.

Cliquez Terminer.

Cliquez Enregistrer .

Cliquez Affichage pour visualiser les modifications : le bouton créé apparaît en bas du formulaire.

Cliquez Fermer formulaire pour fermer ce formulaire.

Si le formulaire a été modifié, Access vous propose de l’enregistrer lorsque vous cliquez Fermer formulaire .

Assistant formulaire

Dans la fenêtre Base de données, double-cliquez .

Sélectionnez Table : TblClients dans la liste déroulante Tables/Requêtes.

Cliquez pour sélectionner tous les champs.

Cliquez C_Cli_CA. puis pour enlever le champ.

Répétez cette action sur les champs C_Cli_TypeClient, C_Cli_NomContact et C_Cli_PrenomContact.

Vous obtenez la boîte ci-après.

Cliquez Suivant >.

Cliquez Tabulaire.

Le choix de la disposition du formulaire est une étape à ne pas négliger, car c’est elle qui va rendre un formulaire plus ou moins facile à saisir.

Cliquez Suivant >.

Cliquez Standard.

Cliquez Suivant >.

Tapez FrmSociete.

Cliquez Terminer.

Le champ Code Client étant actif, cliquez Tri croissant .

Le nom donné au formulaire dans la dernière boîte de dialogue est celui utilisé pour l'enregistrement du formulaire. Il est donc nécessaire de faire attention au nom donné.

Le formulaire est créé instantanément, en revanche les numéros de téléphone et les codes postaux ne sont pas entièrement visibles.

Cliquez Affichage .

Déplacer des champs

Au besoin, cliquez Agrandir pour passer en pleine page.

Au besoin, déplacez la Boîte à outils et TblClients vers le bas de l’écran.

Afin de pouvoir élargir le champ CP, il faut déplacer les champs.

Maintenez la touche enfoncée et cliquez C_Cli_Tel puis C_Cli_Ville et leurs étiquettes Tel et Ville.

Relâchez la touche .

Cliquez un des champs quand la souris prend la forme d’une main , puis glissez vers la droite.

Cliquez C_Cli_CP.

Élargissez le champ grâce aux carrés de redimensionnement :

Redimensionnez les champs de manière à obtenir :

Cliquez Affichage pour visualiser les modifications :

Cliquez Enregistrer puis cliquez Fermer .

Saisie des commandes

La saisie des commandes directement dans les tables n'est pas facile car les informations sont réparties sur deux tables : d'une part les en-têtes, d'autre part le détail.

Avec un formulaire de saisie, nous obtiendrons toutes les informations (en-tête et détail) sur un même écran qui ressemblera à un véritable bon de commande sur papier.

Assistant formulaire multitable

Dans la fenêtre Base de données, double-cliquez .

Sélectionnez Table : TblCdeEntete dans la liste déroulante Tables/Requêtes.

Cliquez pour sélectionner tous les champs.

Sélectionnez Table : TblCdeDetail dans la liste déroulante Tables/Requêtes.

Cliquez pour sélectionner tous les champs.

Champs sélectionnés à intégrer au formulaire Sélection des champs

Sélectionnez Table : TblClients dans la liste déroulante Tables/Requêtes.

Cliquez C_Cli_Societe dans champs disponibles puis cliquez .

Sélectionnez Table : TblArticles dans la liste déroulante Tables/Requêtes.

Cliquez C_Art_Libelle dans Champs disponibles puis cliquez .

Cliquez Suivant >.

Grâce à notre normalisation, nous pouvons toujours savoir de quelle table provient chaque champ.

Cliquez Suivant >.

Cliquez Tabulaire.

Cliquez Suivant >.

Cliquez Suivant >.

Tapez FrmCommande dans la zone Formulaire. .

Tapez FrmCommande_Detail_SF dans la zone Sous-formulaire.

Cliquez Terminer.

Sous-formulaire Formulaire

Le formulaire est créé ainsi que son sous-formulaire. En revanche, les dimensions des champs ainsi que leurs emplacements ne sont pas optimaux, nous allons donc réorganiser le formulaire.

Réorganiser le formulaire

Les champs C_CdeRptNumCde et C_Cli_Societe sont trop larges et l'étiquette FrmCommande_Detail_SF n'est pas nécessaire.

Cliquez Affichage .

Cliquez l'étiquette FrmCommande_Detail_SF sur fond gris et tapez .

Diminuez la taille des champs C_CdeRptNumCde et C_Cli_Societe :

Cliquez Affichage pour visualiser les modifications :

La première partie du formulaire est terminée.

Modifier le sous-formulaire

Nous ne pouvons voir que 3 lignes de détail à la fois. Pour en visualiser plus, il faut augmenter la hauteur du sous-formulaire et ensuite, on pourra réorganiser les champs à l'intérieur.

Cliquez Affichage .

Au besoin, cliquez Agrandir de la fenêtre FrmCommande : Formulaire.

Cliquez le sous-formulaire pour afficher les carrés de redimensionnement.

Cliquez le carré en bas à droite et faites glisser la souris vers le bas jusqu’à ce que la règle verticale affiche environ :

Cliquez en dehors du sous-formulaire pour annuler les carrés.

Double-cliquez le sous-formulaire (zone blanche) pour l’ouvrir en Mode Création.

Il est possible que le sous-formulaire s'affiche directement en mode création. Dans ce cas, vous pouvez cliquer dans le formulaire puis cliquer le bouton droit directement dans le sous-formulaire et choisir Sous-formulaire dans une nouvelle fenêtre. De cette façon, le sous-formulaire apparaîtra dans une fenêtre indépendante et non dans l'espace réservé dans le formulaire.

Le premier champ (NumCde) étant déjà présent dans l'en-tête, il faut l'enlever.

Cliquez C_CdeD_NumCde dans la zone Détail et tapez .

Cliquez l’étiquette NumCde dans la zone En-tête de formulaire et tapez .

Réduisez et réorganisez les champs comme ci-après.

Cliquez Restaurer la fenêtre .

Cliquez puis faites glisser le bord droit du formulaire de façon à réduire l'espace gris clair sur la droite.

Cliquez Affichage pour visualiser les modifications :

Pour visualiser la totalité du formulaire :

Cliquez Enregistrer .

Cliquez Fermer .

Cliquez Affichage .

Vous obtenez le formulaire suivant.

Barre de navigation pour les commandes Barre de navigation pour les lignes détails

Si vous saisissez un autre code client, le nom apparaît immédiatement. En revanche, si à la place de FAITOU, vous tapez PIERRON, le code client ne change pas. En fait, vous changez simplement le nom de FAITOU en PIERRON. Votre table client contiendra des informations erronées et l'enregistrement dans la table TblCdeEntete indiquera toujours le code de FAITOU. Donc, pour choisir un client, il faut connaître son code. De ce fait, il vaudrait mieux disposer d'une liste déroulante à la place du code client.

liste déroulante pour les CLients

Cliquez Affichage .

Cliquez le bouton droit sur C_CdeRptCodeClient.

Cliquez Remplacer par Zone de liste déroulante.

Cliquez Propriétés dans la barre d’outils Standard.

Au besoin, cliquez et faites glisser le bord droit de cette fenêtre pour l’élargir.

Cliquez l’onglet Toutes puis cliquez Contenu.

Cliquez à droite de la zone Contenu.

Cliquez TblClients puis Ajouter et Fermer.

Les listes déroulantes sont fondées sur un système identique à celui des requêtes.

Double-cliquez C_Cli_CodeClient et C_Cli_Societe.

Sélectionnez Croissant dans la zone Tri de C_Cli_Societe.

Cliquez Fermer .

Cliquez Oui.

Remplissez les autres propriétés comme suit dans l'onglet Toutes :

Nous avons mis 0cm pour le code client car nous ne voulons plus le voir, en revanche, nous disposons de 5cm pour le nom.

Cliquez Fermer pour fermer la fenêtre des propriétés.

Agrandissez la zone C_CdeRptCodeClient à la même largeur que Commentaire.

Supprimez le champ C_Cli_Societe car il fait double emploi avec notre liste déroulante.

Cliquez Affichage pour visualiser les modifications :

La liste déroulante permet de voir le nom de la société au lieu du code client et de choisir facilement ce client sans risque d'erreur de saisie.

Liste déroulante pour les Articles

Cliquez Affichage .

Cliquez le bouton droit dans le sous-formulaire puis cliquez Sous-formulaire dans une nouvelle fenêtre.

Cliquez le bouton droit sur C_CdeD_CodeArticle.

Cliquez Remplacer par Zone de liste déroulante.

Cliquez Propriétés dans la barre d’outils Standard.

Cliquez la zone Contenu puis cliquez .

Cliquez TblArticles puis Ajouter et Fermer.

Double-cliquez C_Art_CodeArticle et C_Art_Libelle.

Cliquez Fermer puis Oui au message.

Remplissez les propriétés comme suit :

Cliquez Fermer .

Supprimez le champ C_Art_Libelle et l’étiquette Libellé.

Réorganisez le sous-formulaire.

Cliquez Fermer puis Oui pour enregistrer le sous-formulaire.

Saisie d’une commande

Cliquez Affichage pour visualiser les commandes.

Dans la barre de navigation la plus basse, cliquez .

Une fiche pour une nouvelle commande apparaît.

Tapez 12/01/02 dans la zone Date Saisie puis .

Un numéro de commande est automatiquement attribué.

Tapez 13/01/02 dans la zone Date livraison puis .

Bien que proposée, la date de livraison reste modifiable.

Sélectionnez Pierron et frères dans la liste Code Client puis tapez .

Tapez Livraison express au siège de la société dans la zone Commentaire puis tapez .

Sélectionnez Rateau dans la liste Code Article puis tapez .

Tapez 5 dans la zone Qte puis .

Tapez 3,26 dans la zone PU puis .

Sur le même principe, tapez les deux lignes suivantes :

Afficher les montants par article

Cliquez Affichage .

Si l’affichage apparaît ainsi : Double-cliquez le sous-formulaire. ou Cliquez le bouton droit dans le sous-formulaire puis cliquez Sous-formulaire dans une nouvelle fenêtre.

Cliquez Boîte à outils si elle n'est pas déjà présente.

Cliquez Zone de texte .

Cliquez à droite du champ C_CdeD_PrixUnit dans le gris foncé pour insérer la zone.

Cliquez l'étiquette de la zone insérée Textexx qui chevauche le champ C_CdeD_Quantite et tapez .

Double-cliquez Indépendant pour faire apparaître les propriétés du champ.

ou

Cliquez Indépendant puis cliquez Propriétés dans la barre d'outils.

Tapez les informations suivantes :

Cliquez Fermer .

Cliquez Gras .

Cliquez Affichage pour visualiser les modifications.

Obtenir le total de la commande

Cliquez Affichage .

Cliquez Zone de texte .

Cliquez sous la zone Pied de formulaire du sous-formulaire :

Cliquez l'étiquette de la zone insérée puis tapez .

Double-cliquez Indépendant pour afficher les propriétés :

Cliquez Fermer .

Cliquez Gras .

Choisissez 10 dans la zone Taille de police .

Cliquez Affichage pour visualiser les modifications :

Le total s’affiche.

Cliquez Enregistrer .

Cliquez Fermer .

Graphiques

Pour faire un graphique, il est toujours possible de copier les données d'une table ou d'une requête vers Excel et de faire le graphique avec Excel.

Mais bien que cela semble plus rapide, il faudra refaire les manipulations à chaque fois.

Avec Access, une fois que le formulaire ou l'état contenant le graphique a été mis au point, il suffit de double-cliquer dessus pour le lancer, sans risque de fausse manipulation.

Nous voulons afficher les chiffre d'affaires par département et par type client.

Dans la fenêtre Base de données, cliquez puis .

Dans la zone Choisissez la table ou la requête d’origine des données de l’objet, cliquez TblClients.

Cliquez Formulaire instantané : graphique croisé dynamique.

Cliquez OK.

Au besoin, déplacez la fenêtre Liste des champs du graphique afin de visualiser les différentes zones Déposer champs…

Cliquez-glissez C_Cli_CP sur Déposer champs de séries ici.

Cliquez-glissez C_Cli_TypeClient sur Déposer champs de catégories ici.

Cliquez-glissez C_Cli_CA sur Déposer les champs de données ici.

Cliquez le bouton droit sur le graphique puis cliquez Type de graphique.

Cliquez le graphique 3D.

Cliquez Fermer .

Ce graphique apparaît par code postal, or nous voulions une analyse par département.

Il faut prendre les deux premiers caractères du code postal de manière à n'avoir qu'une seule fois 75.

Cliquez le bouton droit sur Bouton de champ C_Cli_CP .

Cliquez Propriétés.

Cliquez l'onglet Filtre et groupe.

Dans la zone Regrouper les éléments selon, cliquez Premiers caractères.

Dans la zone Intervalle, tapez 2.

Cliquez Fermer .

Cliquez Enregistrer et tapez FrmStat_DeptTypeCli.

Cliquez Fermer .

Dorénavant, chaque semaine, vous pourrez consulter vos statistiques en double-cliquant FrmStat_DeptTypeCli.

ASSISTANT graphique

Nous voulons représenter graphiquement le nombre de commandes par mois.

Dans la fenêtre Base de données, cliquez puis .

Dans la zone Choisissez la table ou la requête d’origine des données de l’objet, cliquez TblCdeEntete.

Cliquez Assistant Graphique puis OK.

Double-cliquez C_CdeRptNumCde et C_CdeRptDateSaisie.

Cliquez Suivant >.

Cliquez Courbes .

Cliquez Suivant >.

Cliquez-glissez C_CdeRptNumCde () sur l'emplacement Données.

Cliquez-glissez C_CdeRptDateSaisie () sur l'emplacement Axe.

Ces données n'ont rien à voir avec les données saisies. Ce ne sont que des exemples.

Double-cliquez C_CdeRptDateSaisie dans la zone Axe.

La boîte Regrouper s’affiche, vous pourriez choisir un autre type de regroupement.

Cliquez Annuler pour laisser Mois.

Cliquez Suivant >.

Tapez Nombre de commande / mois dans la zone Quel titre souhaitez-vous pour votre graphique ?.

Cliquez Terminer.

Cliquez Enregistrer et tapez FrmStat_CdeParMois.

Mise en forme du graphique

Si la taille du graphique n'est pas satisfaisante, vous pouvez la modifier ainsi que certaines mises en forme.

Cliquez Affichage .

Cliquez une fois dans le graphique pour faire apparaître les carrés de redimensionnement.

Au besoin, agrandissez la fenêtre FrmStat_CdeParMois.

Cliquez le carré en bas à droite et glissez pour agrandir le graphique.

Double-cliquez le graphique pour modifier ses propriétés.

Les données qui s'affichent ne sont que des exemples, ne vous inquiétez donc pas de ne pas retrouver vos données.

Supprimer la légende

Dans le graphique, cliquez la légende CompteDeC_CdeRptNumCde pour la sélectionner.

Tapez .

Changer la police

Dans le graphique, double-cliquez un mois.

Cliquez l'onglet Police.

Cliquez Italique dans la zone Style et 10 dans la zone Taille puis OK.

Sortir de la modification du graphique

Cliquez dans l'espace gris en dehors du graphique.

Cliquez Fermer la fenêtre .

Cliquez Oui pour enregistrer les modifications.

Pour faire des graphiques par type client et par type article, il faudrait d'abord faire une requête dans laquelle on ajouterait toutes les tables utiles. Puis, on fonderait notre graphique sur la requête et non plus sur une seule table.

Un état permet de visualiser ou d’imprimer le contenu d’une table ou le résultat d’une requête sous une forme plus attrayante et offrant plus de possibilités que celles de la feuille de données.

Impression directe de la table TblClients en mode Feuille de données :

Impression de la même table TblClients grâce à un état :

Dans le premier cas, l’adresse est tronquée alors que dans le deuxième cas, elle est automatiquement renvoyée à ligne. Il n’y a donc pas de perte d’information.

De plus, des opérations d’analyse sont possibles avec un état : il devient facile d’effectuer des calculs, des tris ou des regroupements.

Les états laissent également la possibilité de faire des mises en forme (police, taille, gras, italique, etc.).

Créer un état

Dans la fenêtre Base de données, cliquez puis .

Mode Création : oblige à tout faire soi-même. À partir d’une base vierge, on crée l’état en sélectionnant les champs nécessaires puis en les plaçant et en les mettant en forme.

Assistant État : après une série de questions, Access génère un état correspondant à votre demande.

État instantané : Colonnes : intéressant si on désire obtenir une page par enregistrement. Par exemple, pour chaque client, obtenir une fiche avec tous les renseignements le concernant.

État instantané : Tableau : l’impression tableau permet de visualiser plusieurs enregistrements placés les uns en-dessous des autres comme dans une table.

Cette présentation est surtout intéressante pour des tables contenant peu de champs.

Assistant Graphique : permet de créer facilement un graphique. Par exemple, obtenir rapidement un graphique en secteur afin de connaître la répartition des clients par ville.

Assistant Étiquette : permet d’imprimer des planches d’étiquettes.

Instantané en tableau

Cliquez État instantané : Tableau dans la boîte de dialogue Nouvel état.

Avant de valider la boîte, sélectionnez TblClients dans la zone Choisissez la table ou la requête d’origine des données de l’objet.

Cliquez OK.

L’état s’affiche dans l’ordre de tri choisi dans la table TblClients et les numéros de téléphone apparaissent tronqués.

Cliquez le bouton Affichage .

Si l’état n’apparaît pas trié dans l’ordre ci-dessus :

Cliquez Trier et grouper . Sélectionnez C_Cli_CodeClient dans Champ/Expression (tri par code client). Cliquez Fermer .

Cliquez C_Cli_Tel pour afficher les carrés de redimensionnement.

Agrandissez le champ C_Cli_Tel.

Réduisez le champ C_Cli_CA.

Cliquez Affichage pour visualiser le résultat.

Au besoin, recommencez la même opération jusqu’à ce que le résultat vous convienne.

Au besoin, cliquez Affichage .

Cliquez Enregistrer

Tapez RptClients dans la zone Nom de l’état.

Cliquez OK.

L’enregistrement d’un état grâce au bouton Enregistrer s’effectue toujours en Mode Création. En revanche, le raccourci clavier fonctionne quel que soit le mode d’affichage.

Cliquez Affichage .

Cliquez Imprimer pour imprimer l’état RptClients.

Cliquez Fermer .

Instantané en colonnes

L’état instantané en colonnes va nous permettre d’imprimer notre fichier clients ; son avantage est de pouvoir créer une page par client.

Dans la fenêtre Base de données, cliquez puis .

Cliquez État instantané : Colonnes dans la boîte de dialogue Nouvel état.

Avant de valider la boîte, sélectionnez TblClients dans la zone Choisissez la table ou la requête d’origine des données de l’objet.

Cliquez OK.

L’état en colonnes s’affiche à l’écran.

Si l’état n’apparaît pas trié dans l’ordre ci-dessous :

Cliquez le bouton Affichage .

Cliquez Trier et grouper .

Sélectionnez C_Cli_CodeClient dans Champ/Expression (tri par code client).

Cliquez Fermer .

Cliquez Affichage .

Personnaliser un état instantané

ÉTAT en mode création

Le mode création permet d’effectuer toutes les modifications désirées sur un état telles que la suppression ou l’ajout de champs, les changements de mise en forme, etc.

Pour passer en mode création :

Cliquez le bouton dans la barre d’outils.

L’état s’affiche en Mode Création. Vous pouvez y afficher les outils suivants :

Boîte à outils : elle s’affiche/se masque en cliquant Boîte à outils . Elle permet d’insérer, dans un état, les contrôles (champs) nécessaires, par exemple, une zone de texte ou une liste déroulante.

Liste des champs : elle s’affiche/se masque en cliquant Liste des champs . Elle contient tous les champs disponibles que l'on peut intégrer dans l’état.

Boîte à outils Liste des champs

Utilité des sections dans les états

L’état instantané en colonnes permet une impression rapide du contenu d’une table, en revanche, la mise en forme de cet état n’est pas optimale.

C’est pourquoi nous allons maintenant modifier la mise en forme proposée.

Le texte contenu dans l’en-tête d’état apparaît uniquement sur la première page. Les informations se répètent en haut de toutes les pages de l’état. La section détail affiche les informations correspondant à chaque enregistrement. Les informations apparaissent uniquement sur la dernière page de l'état. Les informations se répètent en bas de toutes les pages de l’état.

Déplacer les champs de la section détail vers l’En-tête

Cliquez l’étiquette Code Client puis maintenez la touche enfoncée.

Cliquez les autres étiquettes puis relâchez la touche .

Toutes les étiquettes sont sélectionnées.

Cliquez le bouton Couper ou tapez .

Cliquez la zone En-tête de page.

Cliquez le bouton Coller ou tapez .

Cliquez le quadrillage blanc à droite pour annuler la sélection.

Suppression des champs

Lors de la création d’un état instantané, tous les champs et leurs étiquettes sont intégrés. Il se peut que tous ne soient pas véritablement nécessaires.

Vous pouvez donc supprimer les étiquettes ou les champs qui ne sont pas nécessaires à la compréhension et à la lecture de l’état.

Cliquez l'étiquette Adresse et tapez .

Procédez de même pour supprimer les étiquettes Nom Contact, Prénom Contact, CP et Ville.

Attention de ne pas supprimer les champs au lieu des étiquettes. Grâce à la normalisation, vous pouvez repérer les champs dont les noms commencent toujours par C_AA_ ou C_Cli_.

Déplacement des champs

Pour un meilleur confort visuel, vous avez la possibilité de déplacer les champs à l’intérieur de l’état. Vous pouvez aussi, pour gagner de la place à l’impression mais aussi pour une meilleure lecture, placer plusieurs champs sur une même ligne.

Cliquez-glissez l’étiquette Société pour la placer à côté de l’étiquette Code Client.

Procédez de même avec les autres étiquettes et les champs pour obtenir la présentation suivante :

Ajuster la taille des sections

L’espace attribué aux zones En-tête de page et Détail est maintenant trop important, vous aller le modifier.

Pour l’en-tête de page :

Placez la souris au-dessus de la section Détails.

Le pointeur devient une double-flèche verticale :

Pour modifier la hauteur de l’en-tête de page

Glissez-déplacez vers le haut pour réduire l’espacement.

Placez la souris au-dessus de la section Pied de page.

Glissez-déplacez vers le haut pour réduire l’espacement de la section Détail.

Après avoir déplacé les étiquettes et modifié les espacements des sections En-tête et Détail, vous devez obtenir la présentation suivante :

Cliquez Affichage pour visualiser votre état.

Mettre en forme des champs

Nous allons commencer par retirer les bordures autour des champs.

Cliquez le bouton Affichage .

Cliquez dans la règle, à gauche du champ C_Cli_CodeClient, et glissez vers le bas de manière à sélectionner tous les champs.

Sélection de la section détail

Cliquez la flèche à droite du bouton Couleur de bordure/trait.

Cliquez Transparent.

Cliquez dans le quadrillage blanc pour annuler la sélection.

Pour mieux distinguer certains champs, vous allez les mettre en forme :

Cliquez le champ C_Cli_Societe, maintenez la touche enfoncée et cliquez les champs C_Cli_CodeClient et C_Cli_Tel.

Relâchez la touche .

Les trois champs sont sélectionnés.

Cliquez Gras .

Sélectionnez 10 dans la zone Taille de police .

Cliquez Affichage pour voir les modifications.

Certains champs n’APPARAISSENT pas entièrement

Cliquez Affichage .

Pour chaque champ tronqué :

Cliquez dessus pour le sélectionner.

Placez le pointeur sur le carré de redimensionnement correspondant.

Cliquez-glissez pour agrandir ou diminuer la taille du champ.

Cliquez le bouton Affichage pour voir les modifications.

ATTENTION ! Contrairement à Excel qui affiche des dièses quand un nombre dépasse la largeur de la colonne, dans Access, si la zone de texte n’est pas suffisamment large, certains chiffres seront tronqués. Il est donc important de prévoir des largeurs de contrôle suffisantes pour les champs numériques.

Modifier le contenu d’une étiquette

Dans l’en-tête d’état :

Au besoin, cliquez Affichage .

Cliquez l’étiquette TblClients dans la section En-tête d’état.

Les poignées de redimensionnement apparaissent.

Cliquez à nouveau sur TblClients.

Les poignées de redimensionnement disparaissent et le point d’insertion (curseur clignotant) apparaît.

Supprimez le texte TblClients.

Tapez Fichier Clients

Modifier la longueur d’un trait séparateur

Cliquez le trait en haut de la section Détail.

Cliquez le carré de redimensionnement droit et glissez de façon à l’agrandir sur toute la largeur de page.

Pour que le trait reste bien horizontal et qu’il ne s’incline pas, maintenez la touche enfoncée pendant que vous faites glisser la souris horizontalement.

Saut de page

Nous voulons obtenir une page par client.

Si la boîte à outils n'est pas visible, cliquez Boîte à outils .

Cliquez Saut de page dans la Boîte à outils.

Cliquez comme suit pour l'insérer dans l'état.

Le saut de page manuel se met automatiquement à gauche.

Cliquez Affichage pour voir les modifications.

Cliquez dans la barre d’outils.

Cliquez Enregistrer

Tapez RptFiche_Clients.

Cliquez OK.

Cliquez Fermer .

Création de l’état client par ville

Dans la fenêtre Base de données, cliquez puis .

Double-cliquez Assistant État.

Sélectionnez Table : TblClients dans la zone Tables/Requêtes.

Cliquez pour sélectionner tous les champs de la table TblClients.

Cliquez C_Cli_Tel dans la zone Champs sélectionnés.

Cliquez pour enlever ce champ.

Cliquez C_Cli_PrenomContact puis pour enlever ce champ.

Cliquez Suivant >.

Double-cliquez C_Cli_Ville.

Cliquez Suivant >.

Dans la zone 1, sélectionnez C_Cli_Societe pour trier par nom d’entreprise au sein d’une même ville.

Nous désirons obtenir, pour chacune des villes, le total des chiffres d’affaires.

Cliquez .

Cliquez la case Somme du champ C_Cli_CA.

Cliquez OK.

Cliquez Suivant >.

Cliquez Paysage dans la zone Orientation.

Si le nombre de champs présents dans la table n’est pas important, vous pouvez laisser en portrait.

Cliquez Suivant >.

Choisissez une mise en forme sachant que, de toute façon, elle pourra être modifiée en mode création.

Cliquez Suivant >.

Tapez RptClientsParVille dans la zone Quel titre souhaitez-vous pour votre état ?.

Cliquez .

L’assistant a fait une bonne partie du travail, mais il faut vérifier les largeurs de champs car dans notre exemple, le champ CA est tronqué.

Cliquez Affichage pour passer en Mode Création.

Réduisez le champ C_Cli_Adresse (jusqu'à la position 18,5 dans la règle).

Déplacez le C_Cli_CP vers la gauche.

Élargissez le champ C_Cli_CA.

Élargissez les champs Somme([C_Cli_CA]) et mettez-les en gras.

Cliquez Affichage .

Les CA ne sont plus tronqués, en revanche les adresses le sont.

Cliquez Affichage .

Cliquez le champ C_Cli_Adresse.

Cliquez Propriétés .

Cliquez l'onglet Toutes.

Au besoin, élargissez la boîte de dialogue Zone de texte.

Dans la zone Auto extensible, sélectionnez Oui.

Cliquez Fermer .

Cliquez Affichage .

Si le champ n'est pas suffisamment large, l'adresse est automatiquement renvoyée à la ligne.

Cliquez Affichage .

Ajouter des Cadres ou bordures

Pour accentuer le changement de ville, vous pouvez ajouter une bordure.

Cliquez le bouton Trait de la Boîte à outils.

Placez-vous dans la section En tête de groupe C_Cli_Ville au-dessus du champ C_Cli_Ville.

Maintenez enfoncée puis cliquez-glissez de gauche à droite.

Sens du déplacement

Procédez de même pour obtenir un trait au-dessous du champ C_Cli_Ville.

Pour supprimer le trait inférieur de la section En-tête de page :

Cliquez le trait et tapez .

Opérations d’analyse dans les états

En plus du total par ville et du nombre de clients, il pourrait être intéressant de connaître la moyenne des chiffres.

Si la liste des champs n’est pas affichée, cliquez Liste des champs .

Cliquez-glissez le champ C_Cli_CA dans Pied de groupe C_Cli_Ville.

Cliquez Propriétés .

Remplissez les propriétés comme suit :

Dans notre normalisation, EC = Champ dans un état.

Cliquez Fermer .

Calculs possibles

Nom de la fonction	Action	Fonction à taper
Somme	Additionne toutes les valeurs contenues dans le champ.	=Somme([C_Cli_CA])
Moyenne	Calcule la moyenne des valeurs.	=Moyenne([C_Cli_CA])
Min	Renvoie la plus petite valeur existante pour ce champ.	=Min([C_Cli_CA])

Max	Renvoie la plus grande valeur existante pour ce champ.	=Max([C_Cli_CA])
Compte	Compte le nombre de valeurs pour ce champ. Attention, les valeurs nulles ne sont pas prises en compte.	=Compte([C_Cli_CodeClient])

Les calculs de type =Qte * PrixUnit sont également autorisés, mais n'oubliez pas, dans tous les cas, de mettre un nom normalisé et explicite. Ne laissez jamais des noms de type Texte1.

Finaliser l'État

Pour faire tenir l'état sur une seule page, du fait que peu d'informations passent sur la deuxième page, nous pouvons réajuster certaines sections.

Vous pouvez, par exemple, diminuer la hauteur de la section En-tête d'état et la hauteur de la section Détail.

Vous pouvez aussi jouer sur les marges en cliquant Fichier Mise en page…

Cliquez Fermer .

Cliquez Oui pour enregistrer l’état.

Index

Affichage, 30

Ordre, 32

Analyse, 11, 113

Méthode, 11

Schéma de circulation, 11

Type de données, 11

Analyse croisée, 66

Articles, 12, 22

Assistant État, 108

Auto extensible, 112

Axe, 95

Barre de navigation, 34

Barre de titre

Renommer, 15

Base

Ouvrir, 15

Base de données

Groupes, 32

Base de données relationnelle, 24

Boîte à outils, 101

Bordures, 112

Bouton de commande, 76

Boutons de déplacement, 34

Cadres, 112

Calculs, 113

Champs, 8, 16, 17

Auto extensible, 112

Bordure, 105

Création, 17

Déplacer, 80, 102, 104

Description, 17

Index, 14

Indexer, 19

Légende, 18, 72

Masque de saisie, 21

Mettre en forme, 105

Police, 106

Re-dimensionnement, 74

Suppression, 84, 103

Supprimer, 28

Type de données, 17

Valeur par défaut, 23

Clé primaire, 13, 14, 19

Redondance, 14

Clients, 12, 18

Code Postal, 21

Colonne, 100

Figer, 38

Intervertir, 39

Largeur, 36

Libérer, 39

Commande, 12, 23

Commande Détail, 13, 22

Compactage, 33

Compte, 59, 66, 113

Correction Automatique, 35

Désactiver, 35

Courbes, 94

Crayon, 34

Créer un état, 98

Critère, 44

Comme..., 48

Different De…, 49

Entre…Et…, 48

Null, 57

Ou, 49

Valeur Exacte, 48

Date, 23, 65

Dernier, 59

Description, 16, 18, 32, 72

Documentation, 29

Ecart Type, 59

Effacer en cascade, 26

Enregistrement, 8, 34

Création, 72

Suppression, 73

Supprimer, 37

Entre, 19

Etat, 97

Assistant, 98

Colonnes, 99

Étiquette, 99

Graphique, 99

Personnaliser, 101

Tableau, 99

Trier et Grouper, 99

Etiquette, 107

Étude de cas, 10

Exécuter, 68, 69

Expression, 59

Fenêtre

Restaurer, 84

Fenêtre de base de données, 30

Feuille de données, 34, 36

Figer les colonnes, 38

Filtres, 38

Filtres, 38

Formulaire, 70

Assistant, 77

Bouton Fermer, 75

Colonnes, 70

Graphique croisé dynamique, 92

Graphiques, 91

Instantané Colonnes, 71

Liste Déroulante, 86

Mise en forme, 73, 84

Modifier, 84

Multi Table, 81

Re-dimensionner, 75

Sous-formulaire, 83

Tableau, 71

Total, 90

Formulaires

Pied, 76

Grandes icônes, 31

Graphique, 71, 91

Assistant, 94

Graphique 3D, 93

Groupes, 32

In, 22

Index, 14, 19, 20

Multi champs, 20

Instantanés, 71

Intégrité référentielle, 26

Mise à jour, 26

Suppression, 26

Jointure, 53, 55

Jointures, 55

Légende, 18

Liste Déroulante, 86, 87

Liste des champs, 101, 113

Masque de saisie, 21

Max, 113

Mettre à jour en cascade, 27

Min, 113

Min/ Max, 59

Moyenne, 59, 113

Normalisation, 9

Champs, 9

Objets, 9

NULL, 57, 63

NuméroAuto, 17

Objets

États, 9

Formulaire, 8

Macros, 9

Modules, 9

Pages, 9

Proprietes, 32

Tables, 8

Opération, 58, 61

Opérations, 113

Options régionales, 35

Orientation, 110

Où, 59, 61

Paramètre, 50

Part de marché, 64

Paysage, 110

Petites icônes, 31

Pied de formulaire, 76

Premier, 59

Premières valeurs, 58

Premières Valeurs, 58, 59

Propriétés, 32

Règles de validation, 19

Message si erreur, 22

Valide si, 22

Regroupement, 58

Relations, 24, 27

Afficher la table, 24

Créer, 24

Documentation, 29

Imprimer, 27

Intégrité référentielle, 26

Non définie, 26

Un à plusieurs, 25

Un-à-un, 26

Requête, 8, 42

Action, 67

Ajouter un champ, 45

Ajouter une table, 43

Calcul, 63

Création de table, 68

Critères, 46

Et, 54

Le meilleur, 57

Mise à jour, 67

Null, 55

Ou, 52

Paramétrées, 50

Pas de correspondance, 55

Sélection, 42

Sélection des champs, 43

Suppression, 69

Supprimer un champ, 45

Tris, 45

Requête courante, 51

Requête simple, 47

Requêtes

Creation, 42

Jointure, 55

Multicritères, 49

Nommer, 47

Restaurer la fenêtre, 84

Saisie, 33

Annuler, 34

Dans un formulaire, 81

Dans une table, 33

Filtres, 38

Tris, 38

Zoom, 36

Saut de page, 107

Sections, 102, 104

Sélecteur, 19, 23, 34

Somme, 58, 110, 113

Synthèse, 110

Sous-Feuille de données, 36

Sous-formulaire, 83

Table, 16

Copie, 28

Création, 16

Documentation, 29

Enregistrer, 21, 35

Modification, 28

Proprietes, 32

Renommer, 29

Saisie, 33

Suppression, 29

Tableau, 99

Tabulaire, 78

Titre de l’application, 15

Totaux, 58

Trait séparateur, 107

Tri, 38, 44, 45, 71

Trier et Grouper, 99, 101

Tronqués, 107

Type d’objet, 8

Type de donnée, 17

Type de donnée

Texte, 17

Type de donnée

Mémo, 17

Type de donnée

Numérique, 17

Type de donnée

Date/Heure, 17

Type de donnée

Monétaire, 17

Type de donnée

Numérotation automatique, 17

Type de donnée

Oui/Non, 17

Type de donnée

Objet OLE, 17

Type de donnée

Mémo, 17

Type de donnée

Assistant Liste de choix, 17

Type de graphique, 93

Type de relation, 25

Un à plusieurs, 13, 25

Un-à-un, 26

Valeur par défaut, 23

Valide si, 19

Var, 59

Zone de texte, 112

Zoom, 36

Divers

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